注册
手机号码
短信验证码 获取验证码 60s后再获取...
登录密码
同意“精斗云用户协议”“精斗云客户隐私”
×
友商网帐号 *原友商网注册帐号
云之家/精斗云帐号 *云之家与精斗云注册的帐号可通用
×

如何增强企业采购风险的抵抗力?

采购管理对于企业来说十分重要,是企业减少成本的利器,可以使企业在激烈的市场竞争中占据优势。本文将从企业采购风险现状出发,认为企业要提高风险管理意识,并提出企业进行采购风险管理工作的相应措施。相信各企业采购管理者能够从中有所启发,真正做好采购管理。

 一、企业采购风险现状

采购供应过程由明确需求、供应市场分析,供应战略制定、供应商评价与选择、合同签订与管理等一系列活动组成,任何一个环节都有可能出现问题,从而影响采购供应的效果,进而影响到企业的整体利益。如采购供应之初,如果对需求缺乏准确地描述,将导致供应物无法满足产品的技术要求;对供应市场的分析不够全面,将造成所需投入品不能有效提供,生产被迫中断的局面;不恰当的供应目标设置与供应战略制定将使采购活动背离采购初衷;不道德的供应商会在后续采购中实施对采购方的盘剥;合同条款中模糊阐述将增加企业的成本支出等等。

很多研究人员在采购风险识别及其量化方面进行了不同程度的分析。如:影响采购风险的因素分别是来自供应商的风险、来自商品的风险以及来自其他市场因素的风险;采购风险包括原料价格波动和供应商交货时间波动。针对跨国采购、应急采购等特定领域或信息不对称、道德因素等特定因素分析其风险及防范,考虑供应商“失败”的概率,将与多个供应商或单一供应商相关的风险与成本进行联合考虑,建立决策树确定供应商数量,而供应商失败概率可以看作对采购风险的判断,取值依赖决策者的主观经验。在采购风险因素及风险规避行为引入不同问题的决策过程中,在研究随机市场信息与随机需求环境下两周期库存系统最优采购策略时,采用效用函数描述风险决策行为;采用Var方法对采购过程中的价格波动因素风险进行量化分析;利用条件风险值(CVar)理论表现由于需求不确定性带来的风险。通过借鉴广泛应用于证券组合投资问题中的风险度量方法,较好地对采购风险进行量化分析,但也仅仅局限对单一风险因素的考虑。

 二、提高风险管理意识

企业采购风险管理首先是人的管理,因此应首先让每一位物资采购人员树立并提升、强化采购风险意识,应从职业道德、责任、业务素质三个方面进行教育和培训,引导和帮助从业人员树立正确的世界观、人生观和价值观,将物资供应价值取向转移到科学理性采购和防控供应风险上来,把安全供应放在企业物资供应的第一位。提高从业人员的业务素质和业务技能,培养他们按规章制度、按采购程序做事的责任感,从而保障风险管理目标的实现,组织开展相关部门领导、业务主管、关键岗位人员参加采购风险控制头脑风暴讨论会,结合实际,认真分析在采购工作中已经发生或可能发生的各种采购风险,进一步增强对风险管理工作的认识和理解。

三、提高企业采购风险抵抗力的措施

3.1 健全制度,预先防范风险

对照原制度和上级的工作要求,梳理和完善物资供应管理制度,通过制度管控采购风险,提高管理的效率和效果,避免由于采购人员能力素质弱和徇私行为,以及制度缺失或管理疏漏而增加采购的风险。全面推行岗位责任制、服务承诺制、责任追究制,防范采购过程中的风险。

预估各种风险因素,对不同种类的物资通过集中会审确定年度采购策略,分别制定相应的供应商选择策略、采购方式选择策略、质量控制策略、价格控制策略,进度控制策略,明确质量控制、进度控制的不同级别,注重事前、事中、事后控制相结合,从根本上控制了价格风险、质量风险和进度风险,对规范采购行为、稳定供需关系、建立监督制约机制、促进采购人员廉洁从业行为,都起到了很好的推动作用。

3.2 加强对采购过程的监督

采购全过程是指应从计划、审批、询价、招标、签约、验收、核算、付款和领用等所有环节的监督。重点是对计划制定、签订合同订单、质量验收和结账付款四个关键控制点的监督,以保证工作的实效性及责任到位。全方位的监督是指内控价格、责任考核、监管审计、财务挂账、程序制度等工作流程和部门共管齐下;科学规范的采购机制,不仅可以降低企业的物资采购价格,提高物资采购质量,加大责任和渎职追究力度,提高工作效率,还可以保护采购人员和避免内外部矛盾。主要方法和途径是:

(1)加强对企业排产与消耗计划的审核,其次对物资采购计划的审核。关键审定采购部门的采购计划与需求计划的编制依据是否科学;市场调查预测与企业需求是否存在偏离实际的情况;计划目标与实现目标是否一致;从采购目标、采购渠道、采购数量、采购价格、采购进度、运输方式、使用消耗、程序审批、质量达标是否有保证措施。

(2)全力做好合同订单鉴证审计。①审查签订经济合同当事人是否具有主体资格,是否具有民事权利能力和行为能力。②审查经济合同当事人意思表示是否真实。③审查经济合同主要条款是否符合国家的现行法律和行政法规的要求。④审查经济合同主要条款是否完备,文字表述是否准确,合同签订是否符合法定程序。通过审计鉴证,可以及时发现和纠正在合同订立过程中出现的不合理、不严谨、不合法现象;提请当事人对缺少的必备条款予以补充;对显失公平的内容予以修改;对利用经济合同的违法活动予以制止,从而减少和避免经济合同纠纷的发生。

(3)认真做好对合同及订单台帐、合同汇总及信息反馈的审查。当前,合同纠纷日趋增多,管理不当会失去有利的地位而遭受风险或损失。因此,运用先进管理手段,向相关部门提供及时准确、真实的反馈信息,也是加强合同管理,控制合同风险的一个重要举措。

(4)强化对物资采购合同执行中的审计。①审查合同及订单的内容和交货期执行情况,是否做好物资到货验收工作和原始记录,是否严格按合同的规定付款。②审查物资验收工作执行情况,是否对物资进货、入库、发放过程中,都要对物资入库单与挂账**进行验收控制。③对不合格原料及商品质量控制情况的审计,发现不合格质量问题应及时记录,果断控制、并采取措施确保生产安全。④重视对合同履行违约纠纷的处理、权益追索。⑤加强对物资采购绩效考核的审计。在通常实施的计划完成、比价采购、部门费用中,着力在责任采购、价格支撑、质量否决、资金控制、合同管理各个环节的考核,并加强检查与制度创新,建立相应机构和工作程序;把企业监督检查工作,特别是合同规定的采购任务和各项相关工作转化分解指标及责任,明确规定出工作的数量和质量标准,分解,落实到各有关部门和个人,结合经济效益进行考核,以尽量避免合同风险的发生。

3.3 选择规避风险的策略

应提升企业体制和机制的创新,以应对市场的考验抵御和规避风险。推行企业精细化管理是化解风险的首要前提,采购工作与采购风险并不是采购部门一家的事,是企业各部门共同义务和责任来协同,要在实际管理工作和制度建设中,不断加强和应对,例如:(1)采购工作必须坚持安全标准化体系管理,按国家安监局化学品行业标准,确保采购原料环保与指标质量均达标。落实财务制度,规范二级资金分配运作,加强风险防范控制,做好应收应付账款的结算与管理,营造良好的企业诚信氛围。(2)关注市场动态和趋势,在主要资源和能源集中采购区域,有重大会议及活动或遇灾害事故情况时,快速反应、及时调整等,确保生产稳定运行。(3)主动接受监督,依据厂务公开要求,拓展采购价格支撑的依据来源,并与同行业资源信息和完成价格进行对标;定期将采购渠道和价格进行公示,增加公信力。

3.4 加强供应商资格审查

供应商管理不仅是物资供应管理工作的重中之重,而且是控制物资供应风险的关键环节,来自于供应商方面的风险是采购工作中面临的重要风险。企业应通过建立供应商资格预审制和交易供应商现场考评机制来降低和化解此类风险。除了对申请入网的供应商严格实行资格录制管理,还对年度采购策略中的供应商选择,由生产、技术、财务、审计、监察等部门组成的物资供应管理委员会集中审查,把住采购前的准入关。同时,制订供应商现场考评标准,每年组织物资供应管理委员会的相关职能部门,针对交易供应商的质量管理体系运行和保持情况、财务资金状况、技术装备情况、合同履行情况等方面展开现场考评,考评结果作为制订供应商选择策略的依据。

四、持续改进风险管理

每季度至少一次对重大、重要风险及相应的控制措施进行跟踪评价。对一般风险及相应防范措施不定期进行抽查,对预先制定风险控制措施但效果不明显的,以及随着时间的推延而发生变化的风险及时调整控制策略。年末对各项风险逐一进行综合评价,并将评价结果作为开展下年度风险管理工作的依据,推动风险管理持续有效开展和不断深化。

文章来源:世界经理人