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信息化助力酒店提高采购效率与质量

酒店可不仅仅是个服务行业,采购部门在酒店中的地位可不容小觑,无论是设备还是食材,都与客人的体验息息相关。本文介绍采购在酒店中的难点,并详细阐述如何运用信息化的手段和方法提高酒店业采购的效率和质量。

 一、酒店采购的特点加大了采购管理的难度

区别其它行业,酒店的采购具有自身的特点:

1、季节性和随机性强。很多酒店采取零星采购或紧急采购,缺乏计划性,常造成库存不足,影响使用部门的正常使用或库存过多、存放时间过长导致产品过了保质期无法使用。

2、品种繁多、情况复杂。酒店行业需要采购的物品非常多,这不仅给产品的管理造成数据分析上的压力,还让采购过程变得更加复杂,容易滋生暗箱操作、回扣等现象。

3、供应商种类多,数量庞大,筛选难。由于涉及采购的物品种类非常多,加上采购要求“货比N家”,酒店行业面临的供应商队伍非常庞大,管理起来非常有难度,传统的实地比货模式也已经跟不上时代的要求。

4、一些新鲜食材类时效性高。新鲜食材类的价格每天都处于变化之中,同时保质期较短,对于采购效率有更高的要求,但是目前的很多酒店由于审批环节繁琐、信息沟通不透明等原因造成采购效率低下。

 二、酒店采购要求多、快、好、省

1、产品管理。酒店行业庞大的物品种类需求给采购造成很大的压力,需要有一个功能强大的数据库,储存企业所需所有物品的详细信息。

2、供应商筛选。供应商数量的庞大给供应商的筛选造成很大的挑战,酒店需要有一套完善的流程来对供应商资格进行审核以及对合作中的供应商进行考核。

3、快速报价。由于价格处于不断变化之中,酒店行业的新鲜食材类采购需要满足快速报价的需求,确保企业采购的询价是实时且精准的。

4、成本控制。采购成本在酒店行业成本中占据很大的比例,采购成本的控制往往来自于价格的优势,因此需要一套先进的价格体系,支撑企业以最优价格采购到最优产品。

5、采购全过程管理。作为一份“肥差”,酒店行业的采购更加容易滋生腐败,需要引入信息化手段对采购的全过程进行管理,实时跟踪采购过程,确保采购透明化以及效率的提升。

6、库存管理。采购的随机性给酒店物品的存储带来挑战,需要有一个完善的库存管理功能,能够实时反映库存情况,支持库存调拨出保质期先过期的产品。

7、菜谱管理。酒店行业厨房每道菜的用料采购比较特殊,需要根据厨师所写菜谱进行采购。一个功能先进的菜谱管理显得非常有必要,能够让采购人员根据每道菜所需原材料和比例进行科学采购。

三、信息化的引入将提升酒店采购的效率与质量

针对酒店行业的采购管理需求,管理软件能为其提供了一套涵盖产品管理、供应商管理、招投标管理、采购计划管理、采购过程管理、菜谱管理、点选式报表等功能的全面采购管理解决方案,让酒店行业实现开源节流、降本增效的战略目标。

多环节供应商筛选,确保找到最优供应商。系统提供了一个供应商预选机制,对供应商进行初步的筛选,并通过第三方调查等主观方式综合评估供应商的资质。针对酒店行业对食品安全的重视,增加许可证的管理功能,将没有食品安全许可证的供应商淘汰掉。此外,系统还提供供应商考核机制,对正在合作中的供应商从货品迟交率、抱怨率、拒交率以及采购单价与基准价差距等多个维度进行考评。

快速向供应商询价,及时捕捉市场变化情况。对于酒店行业所需新鲜食材价格不断变化的情况,提供了快速报价的功能,采购人员可在系统上向供应商提出报价请求,并在供应商登录界面发出报价提醒。

多种比价方式,全面控制酒店成本。为确保酒店能够以最优的价格采购到物品,为酒店的每一项产品都搭建了多套价格体系,包括产品基准价、一定时期内失效的产品单价以及发起采购请求向供应商获得的产品单价,并通过横纵向多维度的比价,找出产品的最优价格。系统还设置了预算检验的功能,当预算成本超支时,采购请求将不被审批通过。

全程跟踪采购过程,实现采购效益最大化。酒店行业往往需要制订几百乃至上千的采购计划,对于采购的效率有着非常高的要求。基于系统的产品库、报价单库等信息,支持快速建立采购计划,一般只需要填写采购数量(其他信息由系统自动生成),即可快速完成采购计划的建立。同时,还支持采购的全过程跟踪,采购计划页面直接链接到产品的报价过程、采购单、库存流转等,方便采购人员在采购计划建立后,实时查询采购的进展情况。采购过程实时透明的信息还有利于防止暗箱操作等行为的发生。

灵活库存调拨,确保物品存储有序。该系统还支持库存调拨功能,能够根据产品的生产日期自定义调拨出即将到期的物品批次,确保酒店行业里有一定保质期限的食品不变质。同时,提供库存界面,实时反映产品的入库、出库情况,确保酒店物品的存储井然有序。

灵活菜谱管理机制,食材采购更有针对性。提供灵活的菜谱管理机制,厨师可以在系统上填写每道菜所需的原材料以及比例,采购人员则根据厨师所写菜谱进行科学采购。同时,根据厨师所写菜谱每种原材料价格及数量、比例,酒店人员还可以为每道菜进行定价,确保酒店获得利润。

通过引入信息化管理的手段,酒店行业纷乱复杂的采购问题得到迎刃而解,采购物品信息全面且井井有条,供应商资质优良且服务好,询价快速而精准,价格合理公正且成本低;采购过程透明化且效率高,库存管理“松弛有道”无积压,菜谱详细定价易兼采购科学。

文章来源:世界经理人