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财务信息想保鲜,还得靠IT!

财务信息对于企业来说是重要的决策参考依据,也能帮助企业对自己的经营状况做出明确的把握。但财务信息通常都是用过就算,特别是在这个数据爆炸的时代更是如此。因此,让企业的财务信息保鲜,对于企业来说是非常有利的。

谁都不希望昨天费老大劲整出来的财务信息不久以后就成一堆垃圾,所以财务信息更不能有变质,一方面管理者当期决策时有的用,另一方面未来决策时可用。前者讲究的是信息的生鲜程度,是效率层面;后者追求的是信息质量的长期保质,因此财务信息的保鲜期更长,要求更高。为了达到这个效果,人们也在尝试各种手段,包括流程优化、纸面账簿、电算化、ERP、BI,以及目前如火如荼的XBRL等。总的看来,不管是财务信息的当期效率,还是长期质量,都离不开IT的支持。

在财务信息的当期质量方面,及时性最为关键,信息越新鲜价值越大。不过回过来看企业的实况,很多企业在本月的10号还拿不到本月的财务报表,有的甚至到20号才能召开上月的经营分析例会。在这个时候财务信息再准确再完整,可惜已过时。“快鱼吃慢鱼”,企业管理层的经营决策讲究的是时效性,需要的只是大数参考。这个时候,财务信息需要考虑如何更快,而要保证财务信息效率的达成,已非IT莫属:通过电算化、ERP、CRM、预算管理等系统,每月3号即可出信息快报,这里需要补充的只是管理者一个思想的转变。

会计本身作为一个信息系统,目的是支持企业管理者的经营决策,如果用一个公式来描述财务信息的价值的话,即:财务信息的价值=准确度X完整度X及时度X需求满足度。四个要素都是用百分比来表达,之间是乘数关系,而不是单纯的累加,这也就意味着只有四者同时优秀,结果才可能卓越,不能有偏科短板,体现的是综合素养。从上述公式可以看出,即使财务信息的准确度和完整度达到最完美的100%,如果及时度只有50%,那财务信息的价值也打了对折。

在财务信息的长期质量方面,准确度、完整度和及时度已不是问题,关键在于信息的可用性,也即需求满足度的达成情况。在未来决策时,由于决策目的和决策事项的差异,对信息的需求也不一样,这就对财务信息的精细程度和维度属性提出了要求,所以需要在一开始进行财务信息采集的时候就要有所预期。虽然未来需求不可完全预测,好在常规的需求基本上可以提前把握。比如对于快销品行业的营销费用管理,常规属性包括时间、品牌、品类、组织、地域、渠道、卖场系统、门店、费用性质、费用项目、预算控制类型等,有了这些信息,未来的需求基本上都可以满足。

也就是说,对于财务信息的长期质量,核心在于信息的足够精细化,属性足够充分,从而未来的需求都可以通过信息单元的排列组合进行满足,这就使得财务信息具备了相当的弹性,也就消除了信息变质的风险。但这种弹性带来的挑战在于,信息的保质期越长,弹性越大,意味着信息量越大,工作量也越大。海量信息的采集、加工、报表生成等,如果仍用手工管理,无疑是一个不可能完成的任务,此重担又非IT莫属。特别是在报表生成方面,维度属性越丰富,报表的灵活度就越大,BI的优势就更明显。而且,在报表的使用方面,需要达到随时随地查阅报表的效果,这更是IT的强项。

因此,在IT的帮助下,即使时间再长,信息都能用、可用、好用,财务信息的准确度、完整度、及时度和需求满足度都能达成,有此效果,财务信息自然不会变质,财务信息的价值自然得到了体现。

文章来源:世界经理人