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优秀的采购员是如何平衡成本与质量的?

在采购的过程中,质量与成本往往处在两个对立面,想要质量又好,成本又低地进行采购实在是难上加难。因此平衡两方达到效益最优,成为了评价采购员能力的重要方面。

1物流采购中的质量问题

采购过程中的质量问题主要来自两个方面:原材料质量问题和供应商质量问题。原材料的质量问题主要体现在产品的品质和交货上。原材料的品质问题表现在两方面:一是购入的原材料本身品质低劣,某些性能指标不能达到采购方的规格要求。二是由于客户或采购方变更采购要求,而使现有的元器件无法满足新的质量标准。在产品交货方面,质量问题主要表现在:运输过程中造成的产品损坏、来料包装破损、来料标识破损或缺失、货物错发和来料混装。

供应商质量问题则主要包括三个方面:

1.供应商运作不良导致供应品质及交货期不稳定;

2.供应商的投资方或合作方改变投资方向,导致转产或退出采购方所需原材料的生产;

3.供应商的财务不良导致破产。

以上各种类型的问题一旦发生,采购方必须立即采取行动来进行处理和补救,由此产生的各项费用,比如不合格产品的分析检验费用、退换货的运输成本、改用其它替代产品或替代供应商导致的支出增加、与供应商联系磋商或派人去供应商生产现场调查监督的费用,及质量不良造成停产的损失费等都属于质量成本。

2六种措施预防质量问题

质量不良而造成的损失是惊人的,问题发生之后,采购方需要投入很大精力和成本进行问题的解决和补救。虽说”亡羊补牢,犹未晚也”,但如果能以”第一次就把事情做对”的思想来管理质量,预防问题的发生,将更有利平衡质量与成本二者之间的关系。如何在采购中预防质量问题的发生,以下六种措施将非常有效:

第一,建立分工明确的组织机构。目前,越来越多的大型OEM公司把供应商开发和供应商管理职能从采购管理中分开,分别成立独立的资源开发与资源管理部门,并设置专人对供应商质量进行管理。供应商质量管理包括与供应商绩效相关的原材料品质、成本、交货期及服务等各项指标的管理。明确的分工带来明确的职责:供应商开发工程师负责对供应商的产品符合性及技术工艺能力进行初步评估;供应商质量工程师会在生产过程中运用各种系统工具对供应商的质量绩效进行有效的管理和定期的评估。这样的管理结构有效地控制和预防了采购质量风险的发生。

第二,执行清晰的供应商认证程序。对潜在供应商进行认真的审核与认证是全面了解供应商能力的最好手段。通过供应商的现场审核,采购方可以全面了解供应商的生产运营状况、技术水平、研发能力、管理体系及信息化程度,这为避免采购风险的发生奠定了基础。审核的内容包括质量认证体系、设备与工艺能力、研发能力、生产流程及过程控制、生产能力及生产饱和度、财务状况、订单管理、客户管理及客户服务、原材料管理、员工素质和环保措施等。

第三,定期评估供应商的绩效。对供应商进行定期评估可以使采购方及时了解和把握供应商各方面的情况变化,以便随时对其技术能力、管理能力、供应能力及各种风险做出科学的推断。主要评估的指标包括供应能力、国际化/本土化能力、研发与创新能力、主动性与灵活性、信息化能力、品质绩效、运送绩效、仓储优势、服务绩效、价格方法、财务优势、利润与库存周转率及潜在风险。

第四,制定明确的质量标准,并及时传达给供应商。清晰明确的需求是与供应商沟通过程中的关键。在很多时候,标准不清楚是导致元器件质量问题的主要原因,造成了修改/更新费用的增加及交货期延迟。

第五,协助供应商改善产品质量。在很多情况下,采购方派出质量控制或技术人员与供应商共同探讨改善产品质量的途径,能有效提高质量改进的效率。虽然,这种做法表面上增加了一些成本,但它却加快了产品质量的改善速度,使企业的整体质量成本得以下降。

第六,提高采购人员的素质。高素质的采购团队能使供应管理具有高效率,并能在追求成本降低的同时,科学地判断和预防采购风险。良好的沟通能力、对原材料市场的熟悉程度及市场敏感度决定了采购人员能否有效控制风险的发生。有些采购人员为达到降低成本的目的,没有针对现有成本进行认真分析,而采取一味打压供应商价格的方法,往往迫使供应商选择未达标准的廉价材料进行生产,或降低生产过程中的质量控制标准,结果导致质量事故频繁发生,这使采购方用来处理质量问题的成本远远超过了原材料降价带来的成本节约,得不偿失。因此,培养和提高采购人员的素质,建立高效率的采购团队是非常重要的一环。

表1是物流采购过程中的质量问题及处理成本。

注:采购过程中的质量问题主要来自于原材料和供应商两方面。

3四象限分析法平衡质量与成本

质量改善与成本降低是否能够达到平衡呢?四象限分析法是一个有利的工具。将供应商的产品根据质量与成本两类因素划分为四种类型(如图1所示),针对不同类型的供应商采取相应的措施。

一是产品质量好,但成本高。这类供应商往往掌握某些核心技术或在市场上处于领导地位。采购方若想得到好的价格,必须认真分析其成本构成,采取谈判的方式争取成本的降低。在这种情况下,谈判前的准备工作非常重要,它能帮助采购方在谈判中掌握主动权。

二是产品质量好,且成本也令人满意。这是采购方需要极力去维护的供应商,与其进行定期的交流与评估,并可适当采取一些激励措施或与其建立长期的战略伙伴关系来保持良好的绩效。

三是产品质量不好,但成本令人满意。采购方必须对这一类供应商进行分析,如果产品质量问题是由可以改善的因素造成的(如工艺流程不合理、质量记录不完善等等),采购方可以与供应商一起攻关,在尽量不增加成本的前提下找到改善的最佳途径。如果经过努力仍无法改善或属于无法改善的因素造成的品质低劣,采购方应着手更换供应商。

四是产品质量不好,且成本高。采购方必须立即着手寻找替代供应商进行更换,否则企业将被迫支付大量的额外成本。

除了四象限分析法外,还有一些常用的工具比如鱼骨图分析法、量化分析法等能有效地帮助采购方追本溯源,找到平衡质量和成本的最佳对策。但是,质量成本的量化并不是一件容易的工作,如何科学地将质量成本的管理投入进行量化仍然是物流采购管理过程中的一个难点。表1是物流采购过程中的质量问题及处理成本。
文章来源:数字化企业网