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如何有效改进企业的采购管理?

采购在近几年来开始受到企业管理者的重视,他们不再一昧地只会打压采购的成本,而是将其提升到管理的层面,赋予其更多的职能。

但是,盲目地拉升采购职能也让很多企业陷入了被动管理的泥潭。因为采购责权不够清晰,部门的岗位责任混乱,进而导致采购流程中出现种种问题。面对这种情况,很多企业都在积极探索如何加强采购管理,如何更好地完善采购制度体系的建设等问题。

 一、在明确采购责权之前,先来了解加强采购管理必须建立完善的采购监督机制包括的内容。

1、建立完善的采购管理规章制度

制度与管理规范为采购部门组织并实施采购活动提供了有效、可靠的政策性依据。在规范内,各部门及岗位各司其职、各负其责,采购管理工作才能顺利进行。

2、建立健全监督机制

监督机制是维护采购项目正常运作的基本工作之一。

不过,企业构建一套完善的科学的采购管理机制,其目的不外乎以下两点:一是发挥采购员的积极性;二是有效管理采购业务。那么,采购部具体的职责及权力有哪些呢?

二、从工作角度来理解采购部主要负责采购企业所需物资,保证企业生产经营的顺利进行。事实上,企业之所以要规范采购部职责,主要是为了使其发挥以下功能。

1、凝聚功能

采购部门要发挥其凝聚功能,就必须做到以下几点:

(1)明确采购目标及任务

(2)建立良好的人际关系与群体意识

(3)发挥采购部门中领导的导向作用

2、协调功能

采购部门中复杂的分工协作关系通常都要通过协调的办法来处理,这种协作功能主要包括以下两个方面:

(1)部门内部的纵向、横向关系的协调,使之密切协作,和谐一致。

(2)组织与环境关系的协调,采购的组织能够依据采购环境的变化,调整采购策略,以提高对市场环境变化的适应能力和应变能力。

3、制约功能

因为采购部门是由一定的人员构成的,每一位成员都承担着相应的职能(如相应的权利、义务和责任)。而由这种权利、义务和责任组成的结构系统,又对每一位成员直到制约作用,所以体现为制约功能。

4、激励功能

在采购部门中,为部门成员创造一种良好的环境,充分激励部门人员的积极性、创造性和主动性,主就是激励功能的具体体现。作为企业的重要盈利部门,采购部门应理所当然地高度重视采购人员在采购中的作用,如推动其潜能得到最大程度的发挥,提高其工作效率,确保采购任务的顺利完成。采购人员这些高效的采购工作表现可通过物质和精神的激励来达到,这也就是所谓的激励功能。

文章来源:数字化企业网