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供应链背景下的采购管理要重视协同

在如今的供应链中,采购如果再采用原有的方法和模式已经行不通了。互联网时代万物互联,供应链也需要从各个方面打通,实现协同。

协同采购分为企业内部协同、企业外部协同、“为库存采购”转化到“为订单JIT(Justin time)采购”、采购过程中的外部资源管理四个部分,以下为详细展开。

企业内部协同

企业进行高效的采购行为,需要企业内部各部门的协同合作。采购的内容包括:正确的物料、合适的数量、正确的交付(交付时间和交付地点)、合适的货源和合适的价格。正确的物料、合适的数量和正确的交付信息的获得需要来自于销售和市场部门、设计部门、生产部门、采购部门的信息。

此外,随着新产品急剧增加,需要采购的新零部件的数量也大大增加。为达到物料数据的一致性协同,各部门需要及时维护相关数据, 如BOM(Bill ofMaterials,物料单)数据、供应商数据、采购价格数据等。该项基础工作将保证企业是否能够长期动态地保持业务流程的稳定性。

企业外部协同

企业外部协同是指企业和供应商在共享库存、需求等方面的信息基础上,企业根据供应链的供应情况实时在线地调整自己的计划和执行交付的过程。同时,供应商根据企业实时的库存、计划等信息实时调整自己的计划,可以在不牺牲服务水平的基础上降低库存。

在整个供应链的供应网络之中,有很多不能够精确确定的因素,如采购提前期、供应商的生产能力等情况。如果企业不能够及时了解这些情况,会影响整个供应链的供/需关系,导致不能够按时满足客户的需求。实时协同使得双方实时沟通,快速地发现和解决问题。

互联网出现以前,人们也认识到协同合作的重要性,但是没有有效的工具帮助企业实时进行信息共享和协同。现在的企业则可以充分利用基于互联网上的企业管理软件进行采购的协同。

预测协同:企业把对最终产品的中长期预测和期望的客户服务水平传达给相关供应链上的供应商,供应商根据自己的能力将自己所能做的承诺反应给企业。使得企业采购组织能够对自己供应链上的企业有一个非常清晰的了解。

库存信息协同:企业将自己部分物料的库存情况和供应商形成共享,使得供应商对其上游企业有很好的可视性,提高交货的准确度和速度。

采购计划协同:企业将自己近期的采购计划定期下达给供应链上的上游供应商,供应商可以根据该采购计划进行供应商自己生产计划的安排和备货,提高了交货的速度。

采购订单的执行协同:企业通过互联网下达采购订单给供应商,供应商将采购订单的执行情况及时转达,使企业对采购订单的执行情况有明确的了解,可以及时做出调整。

产品的设计协同:客户或企业内部研发部门设计个性化的产品同时,将新产品的零部件及时与供应链上的供应商共享,供应商也可以争取在第一时间进行产品开发。

JIT的订单驱动采购

在传统的采购模式中,采购的目的是为了补充库存,即为库存采购。在供应链管理的环境下,采购活动是以订单驱动方式进行的,制造订单的需求是在用户的需求订单的驱动下产生的。这种JIT(适时生产)的订单驱动方式使得供应链系统得以准时响应用户的需求,同时降低了库存成本。

订单驱动的JIT采购方式具备如下几个特点:

•     供应商同采购方建立了战略的合作伙伴关系,双方基于以前签订的长期协议进行订单的下达和跟踪,不需要再次询价/报价过程。

•     在同步化供应链计划的协调下,制造计划、采购计划、供应计划能够同步进行,缩短了用户响应时间。

•     采购物资直接进入制造部门,减少了采购部门的库存占用和相关费用。

•     进行了企业和供应商之间的外部协同,提高了供应商的应变能力。

•     这种订单驱动的JIT采购方式和传统的采购有如下的不同:

采用较少的供应商:在供应链的管理环境中,采用较少的供应源。一方面,管理供应商比较方便,利于降低采购成本;另一方面,有利于供需之间建立稳定的合作关系,质量比较稳定。

对交货准时性的要求不同:交货的准时性是整个供应链能否快速满足用户需求的一个必要条件。作为供应商来说,要使交货准时,可以从如下几个方面入手:一是不断改进企业的生产条件,提高生产的可靠性和稳定性。另一方面,要加强运输的控制。

对于信息共享的需求不同:JIT采购方式要求供应和需求双方信息高度共享,同时保证信息的准确性和实时性。

制定采购批量的策略不同:可以说小批量采购是JIT采购的一个基本特征,相应地增加了运输次数和成本,对于供应商来讲当然是很为难的事情。解决的方式可以通过混合运输、供应商寄售等方式来实现。

外部资源管理

传统采购管理的不足之处,就是与供应商之间缺乏合作,缺乏柔性和对需求快速响应的能力。JIT采购对企业的采购管理提出了新的挑战,企业需要改变传统的“为库存采购”的管理模式,提高柔性和市场响应能力,增加和供应商的信息联系和相互之间的合作,建立新的合作模式。

要实现有效的外部资源管理,制造商的采购活动可从以下几个方面进行改进和提高:

•     和供应商建立一种长期的、互惠互利的合作关系。

•     通过提供信息反馈和教育培训,促进供应商质量改善和质量保证。

•     参与供应商的产品设计和产品质量控制过程。

•     协调供应商的计划。一个供应商有可能同时参与多条供应链的业务活动,在资源有限的情况下必然会造成多方需求争夺供应商资源的局面。在这种情况下,下游企业的采购部门应主动参与供应商的协调计划。

建立一种新的、有不同层次的供应商网络,并通过逐步减少供应商的数量,致力于与供应商建立长期良好的合作伙伴关系。

外部资源管理并不仅仅是采购方(下游企业)的单方面努力就能够取得成效的,需要供应商的大力配合和支持。为此,供应商也应该从如下几个方面提供协作:

•     协助拓展下游企业的多种策略。

•     保证高质量的售后服务。

•     对下游企业出现的问题做出快速及时的反应。

•     及时报告所发现的可能会影响用户服务的内部问题。

•     基于用户的需求,不断地改进产品和服务质量。

文章来源:数字化企业网