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在线ERP——企业流程优化重组的利器

ERP的诞生将企业从沉重的的工作压力中释放出来,提供了一种先进的管理思想与管理方法,同时也令企业的组织结构和业务流程进行了重建和优化,下文将带来详细解释。

一、ERP软件的概念和作用

ERP(Enterprise Resource Planning,企业资源规划)是指整合企业内部资源的企业经营管理系统,使企业业务数据统一化、全部在线处理。世界500强企业中有75%已实施ERP软件。从技术层面看,它是利用信息技术成果,对企业内部的各类资源包括人、物、财、信息等进行规划、统筹与整合,从而减少环节,提高生产率,增强企业竞争力。从管理层面看,它又是一个较完整的集成化管理信息系统,包括分销、制造、会计、质量控制、售后服务、人力资源、运输等管理系统。从电子商务运作系统看,ERP是基础工程,没有ERP软件,供应链管理就失去了支持,整个电子商务的品质就要打折扣。因此,在线ERP作为崭新的现代管理手段。它的核心管理思想就是实现对整个供应链进行有效的管理。

二、ERP实施的基础工作是重建企业组织结构和业务流程

1.组织结构优化的意义

随着信息时代和知识经济社会的来临,要求企业具备更富有弹性扁平化的组织结构,促使企业以更快和更灵活的方式满足市场和顾客不断变化的需要。我国企业的组织结构大多为金字塔式的职能型层次式组织结构,且机构臃肿,人员繁多,严重影响办事效率。凡此种种显然严重地阻碍了组织的发展,应当由新型的扁平小组中心型流程式组织替代。我们应建立更富有弹性的流动型组织,组织的成员可以来自不同的部门。也可能是企业外部的专家、顾问,实际上企业管理已超越企业本身固有框架。ERP软件正是要求企业建立富有弹性的扁平化组织结构,对市场做出迅速敏捷的反应,以适应不断变化的顾客需求和市场机遇,从而建立企业的竞争优势。随着ERP软件在我国的不断发展和改良,目前许多在线ERP已具备高度的弹性可支持随时调整的组织结构。

2.组织结构优化的方法

ERP实施的基础工作是梳理现有业务流程使之规范化、标准化,以先进的管理系统主导企业整个业务流程,重新构造各业务部门之间以及职能部门同二级单位的过程型工作关系和分工。ERP软件的业务流程从系统观念出发,根据物流、资金流设计的,取代了旧的信息采集、汇总、统计与传递等管理统计工作。旧的业务流程是按专业部门分工设计的,长久以来人们已习惯于按专业职能处理信息,在信息采集、信息共享方面未建立整体的管理规则。在线ERP的模块跨越了传统的部门界限,因此,需要企业业务从以职能划分转变为以流程优化重组。需要许多部门甚至合作伙伴一起共享信息、协调工作,从而使成本、质量、服务和速度这些反映企业竞争能力的要素得以明显的改善或提高,以适应市场竞争的需求。大量实践表明,企业ERP软件只有在成功实施业务流程重组的基础上才能获得最佳经济效益。

3.组织结构优化的作用

通过观念重建、流程重建、组织重建,使财务管理由原来的二级核算改变为一级核算:物资供应实行“归口管理、集中采购、统一储备”,并将二级库存管理改为一级库存管理,实现财务核算上移和物资管理体制改革一步到位,全面提升财务决策和物资管理的效率,实现企业“扁平化”管理,强化了企业内部的相互监督和相互促进。

三、优化组织结构和流程的原则及方法

1.双向位移

在组织结构优化过程中首先要面对的是如何在原机构设置的基础上设计新的组织结构,此时应采取“双向位移”的方法。首先,ERP软件不只是一套应用软件,其中融人和积淀了先进的管理理念和方法,所以管理要向ERP软件靠拢,找出现行管理与ERP管理方法的差异,改造企业现行管理,尽可能使用系统所提供的管理方法。同时,当企业实际无法向ERP软件靠拢时,在不影响软件系统完整逻辑的前提下,修改系统适应企业的特殊需求,在进行此类工作时的基本原则是要能提高企业整体管理水平,增强企业竞争力,不是简单满足某个部门或个人的工作习惯。

2.最高管理层支持

随着工作的逐步深入,由部门精简、人员下岗、权利重新分配必然触动一部分人的既得利益:由于管理细化、绩效考核必然有一部分人工作压力、收入水平发生变化,以及在新业务流程磨合过程中出现的部门、员工问的冲突和不适应,此时企业高层管理者必须下定决心、强力推进、逐级负责,否则项目将有中途夭折的危险。

3.简单有效

在组织结构和业务流程设计中.要贯彻“简单就是管理”的原则。流程设计不是制作一件艺术品,而是使这项管理的效益最大化,不能片面追求严密,在线ERP流程要注意简单实用,复杂的流程也许更完善、更严密,但成本肯定也更高,同时由于项目工作量增加,实施周期限制系统可靠性将受到影响。

四、在线ERP实施后对企业内部组织的影响

改革和信息化建设将不断促进企业员工转变观念,树立竞争意识、市场意识、管理意识;强化基础管理,理顺机构职能,精简冗余人员,同时为适应现代管理手段的应用要求加强人员培训,特别是信息化和现代管理方法方面的培训。

从整个企业的层面上来讲,ERP软件是带领着全企业的人进行工作同时也需要所有人对系统的工作进行切实的配合,这样才能保证系统的真正运行。

文章来源:世界经理人