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采购员在非生产性采购申请中扮演什么角色?

看到标题,大家可以会疑问,什么是非生产性物料?它在采购中有怎样的地位?采购员又应该如何去处理它呢?不用着急,听下文慢慢道来。

所谓非生产性物料,也叫间接物料,也有些企业称之为MRO物料。它主要包括而不限于如下物料:办公用品,劳保用品,备品备件,服务,固定资产等等。这些物料在很多企业以及项目实践中,是不用建料号的,也不在SAP里做库存管理的。若要采购这些物料,需求业务部门有专人提交采购申请,然后走各级审批流程,完成了审批之后,由采购部门帮忙完成后续的采购业务。

每个SAP实施项目里都要讨论这种非生产性物料的采购申请的审批流程,不管是在本地项目里还是GLOBAL ROLL-OUT的项目里。笔者是做后勤模块的,项目中要负责MM模块的实施,所以这个采购申请的审批流程是笔者在项目实践中无法绕过的一个话题。

根据笔者所参与的项目经验,这个流程需要与业务团队反复讨论,企业里哪些角色要参与采购申请的审批,审批的级别是怎样的,满足了什么条件需要更高级别的审批等等诸多问题,都需要反复讨论。本文想谈谈采购员在非生产性采购申请中的角色安排。

一般而言,非生产性物料的采购申请的审批角色都是企业各个业务部门的老大,比如部门经理,主管,总监,乃至厂长总经理。而采购员,作为采购部门的基层的负责具体采购业务的人员,业务实践中是无权审批采购申请的,轮也轮不到采购员做审批。但是在项目实践中,我们可以在非生产性物料的采购申请审批流中设置采购员核价这个审批节点,以使采购申请的审批流程更顺畅。

很多企业的需求部门在提交采购申请的时候,并不知道所采购的东西的价格信息。他们只管提出采购什么物料,多少个数量。至于采购申请里的‘评估价格’,需求部门是拿不准的,尤其是在第一次采购的时候。真实的采购价格,只有等采购部门完成了询报价等活动,确定了最终采购价格和供应商的时候,才能知道。项目实践中很少会在SAP里使用标准的询报价功能,所以这里不谈这个功能。在SAP项目里,讨论这个流程的时候,业务团队希望能在SAP里管理好前端的询报价,寻源等活动,并且要求在采购申请审批之前完成选择供应商,确定价格,并且将供应商报价等文档的电子版作为附件挂在采购申请里,作为审批者审批采购申请的参考依据之一。需求部门提交采购申请的时候,只用给出一个预估价格,作为计算采购申请总金额以决定后续审批层次的依据,这个预估价格可以不用太真实。

一些项目里业务提出内控管理的需求,比如采购订单价格不能高于采购申请的价格,希望通过这种控制来避免业务人员钻空子,控制企业内部的成本。那么问题来了,如果业务人员提交的采购申请里的预估价格过低,后续的采购订单可能都无法创建;如果这个预估价格过高,则会带来不必要的审批级别,浪费管理人员的时间与精力。如何才能让业务部门在SAP提交的采购申请里预估价格比较真实呢?

一个可能的方案是需求部门先在线下和采购部门沟通,让采购部门先进行询价,完成了供应商确定和价格确定工作之后,再在SAP里提交采购申请单据,然后走审批流程。也就是说此种方案里的采购申请的创建,只是个事后补单的工作,并不能在SAP里很好的管理采购的寻源,询报价等前段的采购活动。个人认为,从提升业务管理水平,优化业务流程的角度来说,这个方案并不是最优,但是笔者参与的项目里,有比较多的客户采取这种方式。

另外一个可能的方案就是在采购申请的审批流里引入采购员的核价节点,这种方案的好处就是笔者在本文里需要谈及的。在这种方案里,业务部门在不需要事先与采购部门做很多沟通的情况下,就能第一时间提交采购申请,同时给出一个自己预估的价格,这个价格可以很随意。采购申请提交之后,首先去到采购员这里,由其负责去寻源与询报价,根据公司的流程与政策确定了供应商和价格之后,将价格比对的文件以及原始的询报价资料也作为附件上传到采购申请,然后由采购员手工去修改采购申请里的价格与供应商信息,同时批准这个采购申请,保存后采购申请根据设置好的审批流程进行后续的审批。采购员,在系统外并不具有采购申请审批的权限,但是在SAP 项目里的采购申请审批流程中,引入了采购员核价这个审批节点,就能让采购员完成询报价确定价格之后,有机会去修改采购申请中的价格与供应商信息,使得采购申请里的价格就是未来真实的采购价格。一方面,在采购申请单据里就能体现采购员的询报价工作成果,一方面采购申请的金额更为真实准确,后续的审批也能更精准。笔者参与的诸多项目里,少数客户采取此种方式。

文章来源:数字化企业网