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懂这些才能更好的选择软件类型!

软件选型基本可以分为以下列出的三个部分、阶段:

一、前期准备阶段

前期准备工作是整个软件选型过程的基础,包括明确自身需求,拟定招标文件,制定考核和评分体系等主要环节。注意,需求表达要做到无二义性。目前,大部分用户单位在这个环节上做得比较草率,导致信息化成功率低。用户单位在招标前要对自身的需求进行广泛调研,对主要业务流程进行分析和优化,确定信息化的总体规划、实施方案、资金预算和数据规范等内容。

目前,多数单位在进行软件选型之前只有一些初步的设想,并没有形成明确的需求,容易在软件选型的过程中被软件厂商所诱导,甚至导致IT 项目实施的目标远离信息化的初衷。需求分析可由用户单位的IT 部门完成,也可以委托专业的信息化咨询公司完成。

例如企业信息化,需求一方面要结合企业现有的管理要求和管理水平,通过流程分析和瓶颈问题分析,整理出企业自身的信息化需求;另一方面,要与企业的发展战略相结合,并充分考虑企业当前应用系统以及未来一定时间内不同应用系统间的集成问题。

在需求明确后,要制定详细的招标流程。在招标文件中分别拟定技术和商务条款,并根据自身特点将各个条款赋予不同的权重,建立软件产品选型的考核与评分体系,并要求备选IT 企业在解决方案中必须逐项明确回复。

软件选型要重点考核的内容包括行业匹配度、产品成熟度、产品特点、系统功能、系统性能(包括开放性、可扩展性、配置能力等)、方案水平、典型用户、实施顾问团队(尤其是项目经理)、公司实力、本地化服务能力等方面。

二、中期初选阶段

在这个阶段,先进行标书评定,剔除无效标书;然后通过考题和流程模拟来分析产品解决问题的能力,充分评价供应商的项目实施和服务能力,考察典型用户的应用情况;最后结合信息化规划,考虑当前和未来系统间的集成方案。

通过公开招标或邀标等方式,邀请软件供应商投标。投标书中明确规定投标方应严格按照招标书规定的格式和内容撰写。由于一些软件供应商不严格按照招标要求撰写标书,只介绍产品的功能,不解答标书中规定的问题,甚至拿以往投标书的翻版。所以,在收集到投标文件后,应首先对投标书进行内容审查,查看标书撰写是否规范,分析投标书内容是否针对标书中提出的问题和要求进行全面、明确的回答,并对供应商进行资格审查,分析厂商的重视程度。经过分析、比较,剔除无效或不满足要求的标书。

其次,通过方案讲解演示、流程模拟和做考题等多种形式考察软件厂商的产品和解决问题的能力。其中,做流程模拟和做考题是一种非常好的做法,也就是根据自身信息化需求的重点及流程,要求备选厂商按照用户单位事先提供的基础数据,进行现场演示和流程模拟,这样做既可以使用户单位变被动为主动,紧紧把握重点需求,又可以使用户单位在较短的时间内了解备选厂商的软件产品的功能、模块之间集成程度和解决问题的能力。经过分析、比较,剔除明显不能满足需求的厂商。

最后,对剩下的备选厂商和典型用户进行考察。大型信息化项目实施过程中,实施顾问、尤其是项目经理的能力和实施经验非常关键,但由于高级人才缺乏,使得“高级顾问打单、初级顾问实施”的现状在软件厂商中普遍存在。因此,要重点考虑备选厂商的行业背景、人才现状和本地化服务能力,包括服务网点设置、本地服务的技术力量和水平、响应时间、二次开发能力等因素,保证项目后期可以得到及时的服务。由于软件厂商一般在典型用户中都有“关系户”,所以在考察典型用户之前,要对考察的内容进行仔细策划,在现场交流与沟通的过程中有目的地要求对方介绍相关情况,考察的重点是成熟用户的集成应用情况。

随着信息化技术的发展,信息化项目越来越复杂,采用的信息系统也越来越多,而各系统的集成问题成为目前信息化实施过程中的瓶颈问题。因此,要求备选厂商提供与已有或将应用的软件产品的集成方案。

完成以上步骤后,选型组召开一个内部会议,依据评分表对候选厂商进行评分,最终选择两至三家符合条件的软件厂商进入合同谈判阶段。

三、后期谈判阶段

许多IT 项目在实施过程中会出现很多需要解决的问题,如果在合同中没有明确规定,则IT 厂商将有权不承担相应责任。在技术协议中,应结合招标文件,逐项列出项目涉及范围、软件应实现的功能和技术水平、实施计划和各阶段进度、项目各阶段验收的流程和标准、二次开发的范畴和内容、项目经理和实施团队的人选、信息集成方案、实施过程中应提交的文档等内容。只有这样,才能做到实施过程“有章可循”。此外,还应明确规定监理方的权力和职责,其中最重要的是要赋予监理方审核各类资料,对项目实施进行监控的权力。

商务合同谈判时除了注意软件价格外,还需注意咨询实施、服务、培训和二次开发费用等情况,保证总体拥有成本最低。同时,应注意各阶段的付款条件,将付款条件与项目的实施进度和实施效果挂钩;此外还需注意违约条款等关键条款的制定,如项目延期、二次开发、实施顾问变更、系统运行达不到预算效果、需求变更等情况的处理方式,以促进项目的顺利推进。在商务合同的谈判过程中,要做到“有理、有利、有节”,在切实保证供应商合理利润的基础上,寻求双方合理的价位。

值得指出的是,上述选型流程是针对大中型信息化项目而言的,对于小型项目则可以对选型流程进行裁剪。同时,应该根据软件产品本身的复杂程度、实际需求的复杂程度进行优化,控制选型成本和选型周期。

项目验收

工程项目验收测试是工程项目在正式运行前的质量保证测试,是一个独立而且必要的质量保证环节。通过系统、专业的验收测试,验证软件系统是否符合设计需求,功能实现的正确性及运行安全可靠性。通过系统、专业的验收测试,可发现软件存在的、潜在的重大问题,最大限度保证软件工程质量。通过修改软件问题,保证工程项目正常顺利实施。工程项目验收测试是工程验收的最后阶段,也是信息化工程监理中的质量保证阶段。软件评测工作包括文档分析、方案制定、现场测试、问题单提交、测试报告。验收测试内容包括功能度、安全可靠性、易用性、可扩充性、兼容性、效率、资源占用率、用户文档8 个方面。

在项目实施过程中,监理单位要对网络设备及系统软件到货验收,监控设备安装工艺、施工进度,根据实际施工情况,协助系统集成商解决可能出现的问题。确保工程如期进行。

组织单体设备性能测试、网络应用测试,包括网络应用软件配置是否合理、各种网络服务是否可行、网络安全性及可靠性是否符合合同要求等,敦促系统集成内完善在测试过程中出现的各种问题。签署认可测试报告。监督网络系统集成性能测试,包括丢包率、错包率、网络线速、碰撞统计等,形成详细的网络件能测试报告。组织实施系统试运行,协调业主和系统承包商问的关系,明确职责界面。审核系统培训技术资料、人员培训计划、系统操作规程、设备管理方案。审核与确认试运行记录。

在项目竣工以后,监理单位要组织竣工验收工作,编制验收大纲;审核系统竣工资料的准确性、一致性、完整性;按设计要求、合同条款对系统性能、试运行情况进行审核;分阶段、分步骤地协助业主组织系统验收;协助业主组织第三方测试或行业主管部门验收;督促落实系统保修责任制度;按工程合同、设备材料供应合同、变更记录等,审核系统造价决算;督促承包商为业主建立详细的网络档案,一旦出现问题,业主可以迅速检索与定位。

文章来源:数字化企业网