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报销难?试试集中报销系统!

报销是每个公司都要处理的工作,传统的报销系统都采用员工填写单据,领导审核,财务审核,报销完成的流程,耗时长且手续非常繁琐,增大了领导和员工工作量。因此,报销系统也亟待变革,集中报销就是一个很好的方向,不但能提升效率,更能减少错误率,降低企业运营成本。

一、传统报销系统的弊端与集中报销系统的优势对比

(一)传统报销系统的弊端

传统的报销过程的基本流程如下:首先由工作人员填写报销单据,然后部门领导会根据部门的预算情况和花费的合理性做出审批、签字。部门领导审批完成后还必须找相关领导和主管审批,当这一切都完成后,再交由单位财务审核,财务部需经过相当时间对其相关票据审核,确认其正确无误后才能通知员工去领报销款。

传统的报销系统存在的问题主要有:单据以纸质的形式保存,查询、汇总工作任务繁重,费用支出的合理性难以控制,出错率高,工作效率低下,报销工作繁琐,周期较长,无法实现远距离报销而且单位的报销制度无法切实的实行,常因个人原因无法执行。

(二)集中报销系统的简介及其优势

集中报销系统是在财务管理发展的基础上推出的一套新型的财务管理系统,它以计算机和网络技术的发展为平台,为员工提供的办公和出差等方面的报销,它可分为三大功能部分:预算功能、报销功能和分析功能。

预算功能是根据企业的具体预算情况,将基本预算数据输入计算机的数据库中,对企业的财政情况进行预算控制,并实时监控费用的支出情况,以合理控制企业的预算。报销功能就是指员工可通过登陆系统随时随地通过网上申请报销,由相关部门审批完成后,在网络银行上给予报销的情况。分析功能是指计算机可通过对数据库的分析整合,进行预算的数据和实时数据的对比分析,可以形成费用具体执行情况的分析,为以后预算的制定和数据的分析比对提供依据。

集中报销系统有效地解决了传统财务管理的种种弊端,提升了财务管理的效率,降低了企业运营成本。通过这个系统,报销项目的提交和批示都可以在各处进行,会自动生成账单,可直接通过网银支付,很大程度上提高了工作的效率。它可促进财务业务的结合,有效控制费用支出,降低工作中的出错率,简化工作量,可电子归档和实时更新数据,保证数据的真实准确。

二、集中报销系统对财务管理工作的影响

(一)直接影响

1.减少了企业资金的占用。集中报销系统可以通过网上银行实现跨地域的审批及其支付,降低了原单位在各地频繁开设银行账户所暂用的大量资金成本。

2.降低了报告成本。网上报销系统通过大量的系统计算,自动生成员工的基本信息,在很大程度上简化了财政审核所用的时间与工作量。此系统还具有个人账户管理的功能,员工不再需要财务部门对其报告他们的个人账务的基本信息,节约了报告的成本。

3.降低了报销成本。集中报销系统以网络为媒介,简化了报销的基本流程,使得报销过程更简便快捷。在传统的报销模式中,员工每次申请报销都要花费大量的时间在填写单据信息上,而这些信息基本上是不变的,网络报销系统可将这些信息都存储在数据库中,员工只需要填写其编号便可快速提取,这样便减少了员工在填写报销单据上所用的时间,而且减少了纸质单据所花费的成本。单位领导也可以随时随地对报销单据进行审核,大大节省了其审核时间。

4.提高了财务管理的水平。集中报销系统运用网络平台,利用计算机数据库的优势,在处理问题的过程中能实现数据的自动生成,财务人员利用这些资料可以有效提高单据的处理质量极其效率,最终会提升公司的财务管理水平。同时它采用网络银行的支付方法,能够达到对资金的集中控制,加强了企业控制资金的力度。

(二)间接影响

1.有利于树立良好的企业形象。集中报销系统作为作为一套新型高效的管理系统,对公司的经营起着不容忽视的作用,它提高了企业的财务管理的水平,保障了企业资金的使用效率,同时拉近了员工和财务人员的距离,提升了企业的财务形象。同时这种网上报销系统可以很好的提升公司的信息化水平,让企业更加现代化和效率化。

2.有利于提升员工的满意度。原有的报销系统程序繁琐,报销过程复杂,所用的时间较长,容易激起员工的不满情绪。而集中报销系统可以在几天的时间内完成原本需要几周的工作,让员工尽快拿到报销款,这让员工对公司的满意度得到大幅度提升,相应的财务部门在员工心目中的地位也得到大幅度的提高[3]。

3.有利于提升信息的质量。传统的报销系统的信息由员工手工填写,耗时耗力还经常出现错误,这需要大量的时间来计算和审核数据,存在很大的信息质量的成本。而集中报告系统预存了员工的基本信息,员工只需要填写一些简单内容便可以,大大降低了出错率,最终有利于提升信息的质量。

4.有利于企业的财务工作透明化。集中报销系统将财务的审核、入账到付款的整个过程清晰明了的展示在企业员工的面前,如果企业对单据做出任何的调整和修改,员工都能及时的得到反馈,这样就很大程度上打消了员工对反馈结果存在的种种疑虑,不需要再费心费力的一一去向他们解释。

三、结语

集中报销系统作为一种全新的财务管理系统,实现了日常财务管理中报销单据处理的电子化、高效化和简洁化,减轻了财务部员工的繁琐的劳动,有效地减少了公司的财务支出成本,提高了报销单据的处理效率和公司员工的满意度,同时减少了单据处理时的出错率,提高了处理质量。它作为企业财务信息化和现代化改革的一条新路,必将引起众多企业的重视,为企业的进一步发展打下良好的基础。

文章来源:数字化企业网