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财务报销不见面,你跟上新潮流了吗?

在互联网、信息化的时代背景下,财务管理也要走上“互联网+”之路。通过财务管理软件,报销程序流程缩短,操作方便,账目准确,且随时随地都能操作。报销者、财务人员、老板都不用见面就可以完成所有操作,这么简洁方便的事,你们还不试试吗?

现在大部分企业财务报销没有实现信息化,报销人员经常拿着各种票据跑上跑下、来回反复,找三四个领导签字,戏称“跑步报销”;而财务人员亦不胜其烦,超过报销规定标准了要来找你,报销发票丢失了要来找你,报销钱没收到也要来找你。

“互联网思维”下的财务报销

目前有些大企业已实现“不用见面”的报销,和传统报销流程不同,员工可以在任何时间、从任何地点提交财务报销申请,领导可通过软件进行业务审批,财务部门对原始凭证审核无误后,自动生成记账凭证,并可以通过网上银行进行支付。

以中国电信陕西分公司为例,该公司报销主要是通过“财务辅助系统”来完成。报销人员只要在系统中选择报账模板录入信息,提交后表单会自动流转到本部门主管领导处。然后报销人员将打印填好的报账审批表与原始凭证一起送至财务共享中心的档案管理人员,报销人员的工作只有这么多。

“报销的审批流程,完全交给了系统”,就职于中国电信陕西分公司财务部的贺华解释道,“通过财务共享中心票据审验、重复对比、预算审核等流程,交于领导最后审批,出纳就可以直接付款了。”

财务重点从“核算”到“管理”

“对于报销人员来说,不再像以前那样需要拿着发票等单据来回跑着找领导签字,或者领导都审批完了,审核后又发现缺什么资料还要回去补,审批领导也不用在每张发票上签字了”,贺华解释,这是因为所有的财务规范要求和内控审批流程均在系统中进行了配置,报销人员也可以一目了然。“对企业的领导来说,可以实时跟踪公司成本,也觉得非常棒。”

对于这种报销方式,贺华认为可以做到“高效、规范、集中、统一”。“高效”是指效率与效益并重。“规范”是指严格执行会计准则,不断优化业务流程,设计标准和内部作业等。“集中”是指实行网上报销后,全省所有分公司的会计核算都集中到了省公司财务共享中心,报账规范、核算标准、税金计算和会计检查等都集中了。“统一”指所有分公司统一会计政策和税务政策、统一费用确认标准、统一报账流程、统一稽核标准、统一会计数据标准和统一财务管理流程等。

另外,“会计核算与预算管控相结合,有预算才能报销,因此不会出现超支的现象。共享中心快速处理各类会计业务,包括快捷的资金支付,提供高效的会计服务和无差错的会计产品,从而提高了劳动生产率。”贺华还强调,财务核算集中到省公司后,各分公司财务人员的工作重点从财务核算转移到财务管理,有利于全省财务管理水平的提升。

财务管理网络化是大势所趋

虽然网络报销有诸多好处,但这种“不见面”的报销方式,需要企业在前期有一笔不小的资金投入和必要的技术培训。江苏省南通市注册会计师协会副秘书长刘志耕表示,这意味着企业不仅要安装相关系统,还要培训人员。还有可能因报销人、审批人对规定不熟悉,导致实际执行中出现偏差。

另外,这种报销系统在建立时,审批流程必须完整、严谨。“报销人要准确、清晰填报报销凭证,避免因申报资料不全、申报金额填写错误等延误报销。”刘志耕建议,“审批人也一定要及时履行审批职责,每天及时查看需要自己审批的内容。整个费用审批流程不要繁琐复杂,要切实可行。报销人要按规定自行整理、计算并粘贴好原始凭证,确保所报销费用与票据内容相符、与填报金额一致。”

网络报销已经逐渐被大企业广泛应用,并且这种“互联网思维”下的财务报销,对中小企业也同样拥有吸引力。目前,一些财税IT企业专门针对中小企业推出自动化报销解决方案——“网上报销云平台”,通过灵活及时的财务移动管理新模式,提高员工报销、领导审批、财务处理的工作效率,加快企业资金流动。

在“互联网+”的大背景下,网上报销、财务管理网络化已经是大势所趋,企业应紧跟时代步伐,根据自身实际需要选择试用的网络化财务管理方式,在提高企业效率的同时,增加企业开支的透明度,进一步提升管理费用报销的准确性和高效性。

文章来源:中国会计网