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化工企业中的电子采购管理

采购之所以受到各管理者的重视,就在于优秀的采购能够极大地节约企业成本。对于化工企业来说,传统采购已无法匹配企业发展的步伐,转型迫在眉睫。电子采购管理作为新的管理手段,受到了各化工企业的推崇。那么它的优势到底在哪?应该怎么去进行转型和推动呢?

化工企业的规模化生产,由于采购物资的品种多,需要管理的供应商数量多、业务单据多、数据量巨大,传统采购往往使采购人员深陷工作量陷阱,及时供应尚且应接不暇,更难谈提高货源的质量和寻求成本控制的新方法,尤其面对采购业务数据、供应商供应表现数据的分析和利用更是力不从心。正是在这样的管理需求背景中,诞生了电子采购管理,借助信息化技术和管理方法,企业可以快速实现采购业务的标准化、规范化和自动化管理,大量附加值不高的事务性工作被系统替代,违规行为得到有效防范;业务数据得到及时和充分的利用,企业能及时了解自己的成绩并发现进一步提升的机会;不仅如此,借助电子寻源技术、成本管理和谈判定价技术等,更可显著地改善企业采购成本。一言以蔽之,电子采购能帮助采购人员提高工作效率和质量,降低采购成本,帮助企业整体采购管理水平实现质的飞跃,近年来,采购管理信息化能力已成为衡量企业整体管理水平的重要指标之一。

基于企业采购管理的业务需求而诞生的电子采购管理系统,涉及采购事前、事中、事后全流程管理。从采前管理,如“采购需求、计划,供应商的寻源管理,供应商预审准入管理”;到采购过程的管理,如“采购方式管理,招投标流程管理,询比价、竞价、议标、续标管理、评标专家管理等”;再到采后管理,如“供应商绩效评估、成本明细管理、订单协同管理、合同管理等”;还有很多集团化企业,涉及多组织集中采购管理、集团监管等。然而,面对诸多的采购管理需求和管控环节,想一步到位是难以如愿的,比如紫光化工在实施一采通电子采购平台时,经调研讨论,项目组最后选择的还是分阶段建设,先抓2个重点:第一是供应商管理;第二是采购定价流程管理。供应商管理中,又重点选择的先推供应商寻源和审核准入管理;而采购定价流程管理中,又重点选择的先规范电子招投标和询比价流程的管理。

不仅紫光化工如此,翔鹭腾龙、东岳化工等其他已经成功应用电子采购管理的化工企业,也均是从简入烦,分阶段,循序渐进。从系统规划与实施建设的步骤上,基本可以分为三步推进:

第一步,基础结构建设和工具性应用。基础结构,包含如数据字典、物资目录、组织机构管理、角色管理、权限管理、审批流管理等;工具性应用,包含如电子招投标、询比价、竞价采购、供应商基础管理等。

第二步,采购全流程的电子化管理与应用。包含如采购计划、订单协同、合同管理、分散采购与集中采购的统一等。此外这一阶段,通常会涉及电子采购系统与企业ERP、OA等系统的数据对接管理,从而实现企业管理的一体化和全流程的信息化管理。

第三步,管理深化的系统扩展应用。比如,更多采购方式的流程细分,供应商的绩效评估管理,成本明细分析管理,工程采购管理,集团监管,开支分析的深化管理等。供应商绩效评估和成本明细管理对于企业自身管理水平的要求较高;而工程采购的系统功能复杂,对企业自身电子采购应用水平的要求较高;而开支分析往往是建立在较完整的采购数据基础上进行的;因此在某一管理需求上的深化应用一般是放在第三步推进。

以上三步推进法,是从系统建设的整体规划角度给予的建议。而从采购品类和采购组织的管理角度,电子采购管理又有哪些推进方法是化工企业可以参考借鉴的呢?

电子采购管理之“采购品类”

化工企业的采购品类一般分为“化工原料辅料、工程、设备(非标设备、定型设备)、备品备件、仪器仪表、包装材料、消耗品(劳保用品、办公耗材、安保耗材等)、服务采购”等,每种品类的需求特点和供应市场各不相同,采购流程和采购策略各有差异。比如,包装材料、备品备件、劳保用品、办公耗材等采购品类,其物资品种繁多,供应门槛低,供应商选择余地大,采购金额相比原辅料小很多,但工作量却相当大,这类采购物料就尤其适合用电子询比价采购,辅以电子招投标、电子竞价,从而快速建立标准的供应商准入体制,审批流程,报价流程等,快速提高采购效率,同时降低采供双方的沟通成本、时间成本、差旅成本等。比如东岳化工,从2012年4月上线电子采购平台后,运行不到1年,应用电子询比价进行采购项目管理达2800多单,电子询比价是东岳化工最频繁使用的采购方式,节约了大量的比价采购成本。再比如,化工原料,对于一些特殊化工原料,比如苯胺,垄断型的原料,采购方议价能力弱,没有办法进行竞争性谈判,目前就不适宜应用电子采购系统进行管理,其管理重点主要放在供应商关系管理上。而对于竞争充分的原料就可以用电子采购进行管理。比如紫光化工,应用电子采购进行大众化的原料的管理,如三酸两碱,钢材、不锈钢等,竞争比较激烈,供应商都愿意参与电子报价,这类大众原材料使用电子采购管理就相当频繁,管理效果很好。化工原料因占企业采购总额巨大,所以供应的连续性和稳定性对企业的整体运营意义重大,所以建议企业可以在其他采购类别上多积累一些电子采购应用的经验后,再推进原材料采购的电子化管理更适宜。

电子采购管理之“采购组织”

采购组织纳入电子采购管理的顺序较多地取决于企业自身的管理需求。如果分散采购的分子公司不多,比如诚信化工,使用单位主要就是集团本部,采取全面推进即可;如果分散采购的分子公司较多时,建议可以先选择几家试点单位,积累经验,再逐步推进。比如翔鹭腾龙集团,旗下有翔鹭化纤、翔鹭石化、腾龙特种树脂、翔鹭国际大酒店、翔鹭房地产、翔鹭健康管理等近10家企业,在推进电子采购管理的时候,就先在腾龙特种树脂、翔鹭化纤、翔鹭石化、翔鹭(厦门)房地产等4家企业推进,其中又以翔鹭特种树脂为主要试点单位进行电子采购管理的经验积累。

借助电子采购管理,推动采供分离管理落地的企业不在少数。比如紫光化工,在引入一采通电子采购管理系统之前,是没有招标办的。在2011年7月引入系统之后,成立了专门的招投标部,将原来的采购中心和工程建设中心的招投标项目都纳入到招投标部门,进行统一的电子采购管理,走电子招投标流程。也有更多企业,在推进电子采购的工具软件应用阶段,在不做组织结构变动的基础上,一般采取采购员职能分工优化的方式来推进。

在全流程电子采购管理阶段,引入需求管理后,原来采用分散采购的,可以根据企业的组织特点、物资需求特点、管理水平和采购人员素质等,对组织结构进行优化,实施集中采购;已实现混合式采购的,可以扩展集中采购的物资范围和组织范围。

电子采购管理系统一般还会有监管、使用单位、质量、仓库等非采购职能部门的用户,哪些或何时纳入系统,还是要根据企业上线的具体管理系统模块和管理规划步骤来定。

文章来源:数字化企业网