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ERP会计处理流程的再优化

ERP是许多企业必备的管理系统,但实施ERP时并不是所有公司都能够发挥出ERP的强大功能和价值。因此,企业在实施ERP后,需要对企业业务流程也做出相应的优化,配合管理软件的使用。本文介绍了ERP环境下会计业务流程优化的4种技术及优化设计3个步骤,希望各企业都可以优化好供应链会计流程,让ERP发挥最大价值。

0 引言

ERP(Enterprise Resource Planning,企业资源计划)是提高企业管理效率的重要手段,既是软件系统的应用,更代表了一种全新的管理理念,它以供应链为核心,基于流程的管理思想,与传统的基于职能岗位的管理思想完全不同,流程的规范化是企业成功实施ERP的必备条件,企业进行BPR业务流程重组1以后才能实施ERP。产生预期的效益。对于生产制造企业而言,涉及生产、经营、管理的各个环节。企业实施ERP时,需要将财务数据与业务数据有效集成,业务信息输入系统后能够实时、准确生成财务信息。实现物流与资金流的统一,如果不能对企业业务流程重组或优化处理,流程达不到规范化要求。ERP的先进理念得不到充分展现,就无法发挥其应有的效率.而只是软件系统的简单应用。因此,根据业务流程对会计流程重组或优化设计是ERP实施过程中必不可少的重要环节。研究企业运作过程的核心环节即供应链环节中物资和信息的流动过程,以及ERP系统实现业务信息与财务信息自动转化的方法.在此基础上设计出ERP环境下会计业务流程优化的策略,是本文将要解决的问题。

1 ERP环境下会计业务流程优化技术的设计

ERP系统由若干模块组成,其处理过程与物流同步进行,企业生产的各个环节均伴随着物资流和信息流,在物资流动时,各种单据同步输入ERP系统并传递至财务子系统,自动产生查询、管理决策所需的数据。ERP中的财务子系统负责会计信息的集成化管理,即通过数据模型和共享数据库的建立,使用统一的数据管理和通用数据接口实现数据的集成、管理与控制。会计信息的处理模式由传统的“原始凭证一记账凭证一账簿一会计报表”转化为“原始凭证一数据库一账簿报表”的内部管理模式。会计业务流程的优化技术主要有自动凭证触发技术、会计业务多样化信息处理技术、引擎技术和联机事务处理技术。

1.1自动凭证触发技术

自动凭证触发的设计思想是:经济业务发生时.部门信息处理人员将单据信息输入数据库.数据库中变动的业务信息传递至ERP的财务子系统,自动触发凭证模板,根据业务与账户之间的关系形成会计数据,再将业务单据的摘要、账户、日期、金额等数据填入凭证相应栏目.系统将自动产生会计凭证,并以凭证形式显示或打印。从原始凭证录入业务子系统开始到记账凭证的形成,再到账簿的产生,其本质都是通过指定条件从数据库中调出记录和字段内容,自动触发形成,在这一过程中,凭证及其他数据的源头都是业务单据,由于数据源头的唯一性,保证了数据的准确性与一致性。

1.2会计业务多样化信息处理技术

财务数据库所存贮的数据流不仅隐含改变企业资产、负债、所有者权益的财务会计事项的数据,而且还包含管理人员所需的企业战略决策、计划、控制和业绩评价方面的作业细节数据,呈现多样化。信息使用者可根据决策需求,选择各种会计处理方法对其再加工处理.生成所需的决策视图。通过引入事件驱动规则构成会计凭证生成方法,形成会计业务多样化(diversification)处理过程Ⅲ.将规则划分为事件、条件和过程3个部分,当事件发生时.从多种可能条件中选择一个条件,执行相应的过程,而这个动作可能就是一个套用凭证模板,产生一张机制凭证。

1.3引擎技术

引擎(Engineer)是一个连接数据库和应用系统的程序段,用来采集、处理、输出会计相关信息,是基于数据库语言来设定整个应用系统运作模块的参数,可以重置数据库结构,还能够主动引导设计过程。引擎与使用者问处于一个互动性的关系,具有很高的自主性,会保护系统免于不当设计的损害。通过引擎能够建立各环节数据的自动传递,实现各子系统的联动和同步处理。

1.4联机事务处理技术

事务(transaction)是指作为单个逻辑工作单元执行的一系列操作。是确保“同时成功则成功,任何一步失败则全部失败”的一种机制。一个事务往往包括3种动作:开始事务、提交事务和撤销。从开始事务到提交事务过程中所发生的一切数据库修改全部成功才能提交到数据库保存,只要有一个动作失败,必须恢复修改前的状态。在ERP中,通过联机事务处理系统(On-Line Transaction Processing,OLTP)实现嘲,例如在银行存款时,先锁定账号,到存款过程结束才释放账号,保证账号与金额的一致性。

2 ERP环境下会计业务流程的优化设计

ERP是在MRP(制造资源计划)的基础上发展起来的,对于制造企业而言,核心是供应链,包括3个环节:企业的采购环节、生产制造环节、销售环节。

2.1供应链会计业务流程的优化目标

企业从原材料和零部件采购、运输、加工制造、分销直至最终送到顾客手中的过程被看成是一个环环相扣的链条,称为供应链(Supply Chain)。我们不是孤立地看待链上的各个企业,而是把从供应商、制造商到销售商、用户的整个供应链看成一个有机整体。供应链流程主要由物流、信息流及资金流3部分构成。在ERP环境下。信息流是核心,物流是保障。而资金流则是实现的手段,三者之间的有效互动构成了一个完整的同步处理模型。传统供应链管理存在的缺陷包括:基础管理薄弱、流程与制度不规范;业务处理效率低、部门职责不清晰;财务业务脱节,经营分析滞后,库存量大,信息传递速度不准时.处理需求单一。而在ERP环境下,企业可以及时掌握企业生产、库存情况。快速响应客户需求,有效管理控制销售价格,管理订单、发货、出库、开票全过程,配合采购、销售、生产等业务控制物料收发,随时掌握库存,做到账实相符,防止呆滞料和库存积压,减低库存成本。

为企业决策提供数据支持。供应链会计业务流程的优化目标是:规范流程,去除人为因素,确保基础数据完善无误;减少库存量.通过JIT(敏捷制造),努力实现零库存;系统内信息准确输送。及时反馈共享,与财务系统协同工作,自动完成供需协调,实现供应链的无缝连接。

2.2供应链会计处理流程的优化设计

供应链会计业务流程优化设计的基本思路是:将供应链业务流程与会计处理流程融合,以业务流程为导向,利用自动凭证触发技术、业务多样化技术、引擎技术和联机事务处理技术,实现财务、业务信息协同处理,实时生成.数据信息实现数据的一方录入,多方使用,实现数据共享。其集成实现过程主要有3步:

(1)基础资料录入设计。主要完成对供应商信息、部门信息、职员信息、物料信息、计量单位信息、会计科目信息、物料供货信息等基础资料的录入,基础资料的准确与否,直接关系到会计信息的质量,所以必须录入准确、完整的基础资料数据。

(2)系统参数设计。这是优化设计的关键一步,ERP系统既要保证通用性,也要满足用户的特殊需要.通过设置多种事务处理方法,用户要根据企业实际情况认真确定参数,实现由通用软件到个性化定制的转化。如暂估业务处理方式的选择、预警数目的设置、多级审核的设置等。当然,这些参数设计的难易、优劣完全依赖于ERP系统本身所提供的系统参数,不同的ERP系统其参数的设计原理及操作的易用性是有很大区别的。

(3)凭证模板设计。即设置事务处理对应的会计科目(包括总账科目和明细账科目)及会计科目上的借贷关系。生成凭证是业务系统与财务系统的接口,系统通过实时生成凭证,实现财务与业务数据的集成,而要实现实时、自动生成凭证,凭证模板的设置是关键。当经济业务发生时,通过凭证触发机制自动选择相应凭证模板,自动生成凭证。供应链的凭证模板主要有采购入库凭证模板、销售出库凭证模板、采购费用发票凭证模板、付款凭证模板、收款凭证模型、转账凭证模型等。

通过执行以上3个步骤,基本能够实现与供应链业务有关的采购、生产、仓管、销售、财务等各部门的集成。

ERP系统之所以能够实现财务与业务数据的集成,引擎机制起着非常重要的作用。它实时检测数据库中的数据变化情况,一旦金额字段发生改变。则自动触发相应代码,自动处理记账、过账业务.并为报表系统提供相关的报表数据,结果存人数据库或者以表单方式显示,同时通过其智能分析程序处理分析,向相应的管理会计报表系统提供数据支持,生成决策所需的各种报表、报告等信息。

3 供应链会计业务流程优化过程的实现

网络及数据库技术的发展,为供应链信息的集成提供了技术上的支持,为实现ERP先进的管理目标提供了可能,供应链业务流程优化的基本思想是将企业业务处理和会计信息处理流程融合为一体,融合财务会计和管理会计职能,从全局的角度构建整体化的供应链流程体系。下面以采购环节为例进行具体描述,其他业务与此方法相同。企业的采购环节包括获取原材料并支付现金或银行存款,通常包括下单、稽催、入库、退货、对账和付款等基本环节。

按照业务流程重组的思想,企业要以企业目标为导向调整业务流程和组织结构,打破传统职能部门的界限。由一个人或一个工作团队来完成某一业务的所有步骤.让决策产生在信息生成的地方。

在ERP系统中记账工作也已经变得非常简单,只需要工作人员按一下按钮发出指令,就可以由系统自动完成整个记账过程。在ERP环境下,甚至可以设置凭证审核以后由系统自动记账.其实记账操作只是指挥计算机在相应数据库中的记录上做个标志。随着ERP系统的完善,针对各种可能出现的业务情形,设置了相应的会计凭证模板与之对应,企业经济业务发生时,能由系统自动生成准确无误的会计凭证。或者根据单据直接登记账簿。对于采购环节应付账款的处理,遵循决策产生在信息生成的地方这一原则.在输入发票的同时系统能够自动检查有关的采购单和收货单,进行三方匹配,匹配成功即可以执行付款,而不必再等到财务部发出付款指令。即在处理业务单据的同时处理相关会计业务信息,当流程走完,则整个采购过程结束。

4 结束语

在传统岗位分工的情况下,作业流程被分割成各种简单的任务,经理们将精力集中在个别任务效率的提高上,而忽略了最终目标,即满足顾客的需求。通过优化设计,形成全局思想,从整体上确认企业的作业流程,

追求全局最优,而非个别最优。本文通过业务信息处理流程与会计信息处理流程的整合,运用集成思想,集成业务处理与会计信息处理。使会计业务和其他业务协同实现整个采购流程的最优化,加速企业整体效益的提升。但要完成企业的整体目标.仅有优秀的ERP系统还远远不够,现代管理理念更加重要。

文章来源:数字化企业网