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云ERP系统比会计电算化强在哪?

云ERP系统和会计电算化系统有许多相似的地方,云ERP系统除了有会计电算化系统的一般功能外,还具有三个独特功能,分别为顶层设计、财务业务一体化和管控平台,本文将详细介绍云ERP系统的这三个功能,教您分清云ERP系统与会计电算化系统间的差别。

(一)顶层设计

按照建设目的的不同,信息系统可以划分为操作型与管控型系统也不同。比如,会计电算化、企业资产管理(EAM)、客户关系管理(CRM)等信息系统的服务对象仅仅是某些特定需求、对象或管理关系,因此统筹的高度局限在操作层面。某些以服务业务操作为建设目标的云ERP系统也归属于该类型。而基于提高集团管控能力为目的的云ERP系统建设,其设计视角位于集团管理的顶层。顶层设计的基本特征是以提升集团管控能力为目标,综合考虑系统与集团的商业模式、治理模式、管控模式的适应性与匹配性,通过系统集成与标准化,将集团管控要求横向贯通于整个产业链、纵向深入到作业层。这一特征使得云ERP系统相对于会计电算化等其他系统在设计阶段具备如下三个方面的优势。

1.系统集成性。云ERP系统能够提升集团内部信息的集成性。在集团总部发起建设云ERP系统之前,集团内部可能已经在使用一些信息系统,甚至个别信息系统的应用效率已经非常高。如会计电算化系统对财务数据的自动化加工的效率可以达到相当高的程度。然而,这些系统之间难以实现功能上的关联互动,信息共享性弱。即使存在与其他系统的接口,也是自下而上的衔接,仅限于交互结果数据。相反,云ERP系统把企业集团内所有的业务单元都视作自身内部的子系统,并不割裂地关注各个单元,在系统设计阶段,就按照业务流程之间的关系规划信息在各个功能模块之间的流转,从而避免“信息死角”的出现,增强集团内部信息的集成性。

2.流程标准化。云ERP系统能够促使业务流程标准化。企业集团可能包含若干个从事相同业务的子(分)公司,由于历史原因,这些子(分)公司的具体业务流程可能不尽相同,使得总部难以对比分析这些子(分)公司的经营成果,并且也难以享受管理规模效应。而在云ERP系统的设计中,集团总部能够从全局角度为下属各子(分)公司相同的业务规定一致的业务流程。

业务流程标准化是会计核算标准化的基础。集团总部依靠云ERP系统可以规范统一包括会计科目及编码在内的会计核算基础工作、重要制度,以及财务报表编制和管理等。而会计电算化系统仅仅是为了实现核算流程的自动化,是根据各子(分)公司现有核算体系定制开发,不同系统之间的兼容性较差,可能在会计科目设置以及会计政策方面存在显著差异。

3.就源输入。云ERP系统要求所有的原始经济业务数据都要在业务发生的源头,由相应业务经办人员录入系统,不允许其他人员在其他环节对原始数据再进行修改,即“就源输入”。这些原始数据存储在统一的数据库中,由集团总部统一管理,所有部门对业务事项的后续处理都需基于原始数据。这确保了会计信息能够正确反映原始经济业务事项,并且所有部门和子(分)公司取用数据具有一致性。而会计电算化系统有自己独立的数据库,数据的来源是会计人员录人的会计凭证。这种数据存储的分散性不仅限于会计电算化系统,每建立一个应用系统都会单独建立一个数据库。这些数据库可能来源不同,数据编码和信息标准也不统一,各个数据库相互之间没有联系。这种分散存储会导致数据内容不一致、会计核算结果准确性和及时性下降等。

(二)财务业务一体化

传统的会计电算化系统注重对手工会计核算工作的模拟,并未改变财务部门与业务部门较为割裂的状态。而云ERP系统在关键业务操作环节都设置了与财务流程交互的控制点,财务部门可以根据管理问题的需要随时从这些控制点获取业务数据生成会计信息,使得财务能够主动嵌入到业务流程之中,真正实现了财务与业务的一体化。比如,在实施云ERP系统之前,对于采煤业务,财务只能在月末通过直接人工、直接材料、制造费用科目计量汇总制造成本。而云ERP系统则可以把采煤业务进一步细分,按照采煤业务具体包含的落煤、装煤、运煤、支护等流程顺次预设财务嵌入点,实时分段计量各项成本费用。这也是云ERP系统追本溯源能力的基础。

而会计电箅化系统并不要求反映业务过程,只注重对财务结果的反映,因此它未能实现财务业务的一体化。此外,会计电箅化系统提供的核算结果,也会由于放弃了对业务过程的反映而降低自身的可靠性。比如,采购员和销售员经常在业务发生的月末或更长时间后将相关单据交予财务人员入账,这一方面造成了财务对业务反映的滞后性,另一方面也给财务与业务人员都预留了一定的时间对结果数据进行调整,导致核算结果进一步扭曲。

(三)管控平台

企业集团具有较强管控能力的核心标志是资源配置合理,各项业务相互协同,集团效益实现最大化。云ERP系统为管控落地提供了平台基础。因为具有顶层设计、财务业务一体化的特征,云ERP系统已经超越了会计核算平台的范畴,从横向来看是共享业务的平台,在此平台上,所有子(分)公司共享业务信息,各自对企业内部采购、生产、成本、库存、分销、运输、财务、人力资源进行规划,合理配置,充分发挥其效能,从而取得最佳效益;从纵向来看是共享管理的平台,在此平台上,集团总部能够评价集团产业链各业务板块(事业部)、各子(分)公司的价值创造能力,以及对集团效益的贡献度,从而围绕整个集团效益最大化目标在价值层面配置资源,以实现协同。一横一纵形成的管控平台为集团管理做到纵向到底、横向到边提供了可能。该平台反过来也能够促进各子(分)公司管理水平的升级。

管控平台作用使得云ERP系统一般不容易像其他操作型信息系统那样能够产生立竿见影的效果,如会计电算化系统在投入使用后能够显著提高会计过账作业的效率。因为ERP管控平台作用能否得以发挥,取决于系统中各模块的匹配程度,以及相关业务部门的使用与利用水平。但是云ERP系统作为一种管控平台,对提升集团管控能力的促进与推动作用,在理论上是可行的,在实践中也得到了充分的印证。

文章来源:中国会计网