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ERP与BI融合——企业发展的新道路

ERP(Enterprise Resource Planning 企业资源计划)从出现以来到现在已经过去了十几年,企业对ERP可以说是非常熟悉了,它走过了由争议向完善,由粗糙到精简的过程。但随着时代的发展和用户需求的变化,传统的ERP已经不能适应企业目前的需要了,它虽然实现了信息共享,却不能对信息进行处理和分析,令部分企业价值得不到体现。因此,除了ERP外,企业还需要一套全面的分析系统,BI(Business Intelligence 商业智能)因此而出现了。那么ERP和BI应该怎么来进行融合?如何运用二者更好地为企业服务?天津柯雅美术材料有限公司IT经理吴文琦为我们解开了答案。

ERP“定”天下

“ERP系统准确的来说是于2004年实施的,现在ERP系统都已经上线运行。”吴文琦首先介绍了ERP的的实施情况。

企业在上任何的系统都要有疑问,为什么要用系统?什么样的条件下才能上信息系统?对于此,吴文珂简明扼要的回答到:“第一,管理需求的压力;第二,文化的差异;第三,思想的统一,管理的压力,文化的冲突,必须要引进先进的管理理念和工具。管理的需求,文化差异的压力,必须要走信息化的路。

实施ERP必须要有方法和原则,对于天津柯雅美术来讲,方法在企业实施ERP是同样很重要的,吴文琦认为:“实施ERP的有两条,一要是有专业的实施的队伍;二是要有懂信息化的事情。同时,他还特别提醒:”业界常说ERP实施风险很大,但我们实施ERP确很顺利。顺利的原因,这主要是我们实施ERP时遵循了几个原则。

第一, 有风险的事情不做。一定要等到实施机会成熟、业务流程梳理、数据准备都要准备的差不多了到位了在实施。符合的实施的条件越成熟,一次性实施成功,这样心理的压力就小了;

第二, 步伐要小、要勤。看着要一定的成果后,然后在接着做,直到成功;

第三, 选型适合的软件。如我们选择的某厂商本身的软件对于离散型的比较支持,功能非常适应我们;

第四, 领导的注视。

ERP的实施有了原则和方法也并不是一帆风顺的,必然后受到的的一定阻力,这些阻力来源于哪些方面?吴文琦讲道:“企业在决定要上ERP的时候,阻力在于人!第一,原来那些掌握权力的人,业务流程重组对于他们利益有冲突; 第二,不熟悉的事情它要抵触,因为新事情对于利益有冲突。”,对于此,如何来保证系统的正常推广?天津柯雅美术又是如何来做的呢?吴文琦说道:“只有一句口号‘人去适应流程’,以前怎么做不去管,但现在要做按流程来做。一定要去按照流程去做,而不能人为的改变流程。流程与系统的冲突,就在于这两种基种的掌握。刚开始的的时候,标准流程在先,有疑问把疑问备案,以后可能把它客户化。但开始的时候,一定要按照标准来做,这是实施过程的总体原则。”吴文琦还坦言,“实施系统前期比较规范,但数据准备这个过程持续了有四五个月。说起来简单,做起来烦杂。”

ERP改善库存

天津柯雅美术是做美术原料方面的企业,它是典型的离散型企业,是属于非主流的行业企业。同时,作为轻工业行业,它又具有生产的节拍不是很规范、手工劳动、烦杂等特点。相应的零件号比较多,现在准确的统计就有3万多种成品,本身的材料就很多,每一种材料都有对应一个零件号,这些零件号又是如何来理清的?吴文琦说道:“在没有上系统以前,手工同样也可以实现这些零件号的的管理,但只是一个大概,而且库存的管理是很粗放,做不到精细化。”必须要有系统来管理和控制库存,库存的合理性直接影响将直接影响着企业正常运营。ERP系统在库存中起到了什么样的作用?“ERP库存起到了重要的作用,这是我们的大文章。”,吴文琦强调。这个企业的特点是零件多、库存也多、积压资金多。ERP解决了库的问题,它有几个步骤:

第一,规划。没有上系统前,很难做到明细零件号,无法做规划的预算。但是上了系统后可以把预算做出来。有了系统以后,它的数据类有一定的积累,这是以前没有法有条件。所有的预算目标都是应该向下的。在年结的时候,一定要压缩库存,压缩库存是一个什么样的概念,就是把它的采购周期,尽量在采购周期一定的情况下,把采购费用和仓库费用除一个最小值,把它作为目标。要结合历史的数据。这些必须还要有系统,没有系统没有办法来做,这和气象预报的原理一样的,雨都下完,还做气象预报,没有多大的意义。

第二,严格执行系统所设定的流程和工艺。不要自以为是,ERP做了几十年,它们的算法和管理要先进多了,按照它们的来做,方向不会差。确实它的系统逻辑、算法要比我们的经验可靠的多,要增强对于系统的信任。

第三,如果全部按照系统来做,会有很多的意外,还有积压下来的库存。对于这些有两个方法来解决:第一,加强库零的办法,就是一个零件在仓库里放置了很久,对每一个零件都要有跟踪。还有采购成本的问题,超过半年的库存如果是合理的,我们认为也是可以的。主要是库零和采购周期的对比,用系统来控制。这是事后的分析,当天就可以看到库存和采购周期的报表。

ERP的价值体现在几个方面?ERP最直观的几个要素,对于我们来说看发货的表现,由原来的70%达到90%.而且采购计划的周密程度有很大的提高,同时,经过两年左右的时间,把库存提高到了98%准确率。

BI和ERP实现信息价值最大化

天津柯雅美术材料有限公司在2004年实施ERP系统,在2007年开始实施BI。作为美术企业来讲,ERP实现了企业的库存管理,但BI的引入对于企业来讲有什么样的价值?吴文琦介绍说,美术市场它是一个比较细的市场,我们主要针对的是画家和启蒙教育。一个是高端的市场,一个是属于低端市场。在国内不是很显,国外大的卖场,它有很多的文化配备,比如麦当劳会配备一些画板等。企业在实施BI以后,主要利用BI进行多维度的分析市场。现在已经达到了多维度的分析市场。主要是是以品牌和地区两个度来分析市场。

BI在企业中非常具有价值的。在国内,我们会分析更多的维度,品牌和地区是必须的,消费人群、专业水平、销售的季节、本身的颜色等等;二,作为美术企业,是什么颜色用得最多?白色最多,为什么是白色?这得有数据来分析。这个维度就是按照BI来分析的,这些数据在ERP里数据如果不“取”出,将无法实现数据的分析。BI给了一个非常科学的答案。

那么如何让ERP和BI融合?它们在企业中起到了什么样的作用?吴文琦认为有这个融合应该有两个方法:BI和ERP必须完全无锋链接,如果无法无缝链链接,那么将做不到数据的共享。第二,BI对数据的挖掘的能力一定要做到自定义,这就是我们所说的,SOA面向服务,客户需要什么就要按客户的需求去定义。让用户自己去定义,用户能够挖掘出来的,它就有价值。

目前来说,实施BI并不完善,吴文琦分析:“BI是我们开发的,但现在BI做得比较浅,只是维度的分析,它还是有一定的空间。”BI是帮助进行事务的分析,那么ERP和BI究竟有什么样的区别?它们的内在联系体现在哪些方面?对于此,吴文琦形象的比喻:“ERP里的数据,我们叫它记录,BI是一个”箩筐“,通过筛选后才能叫信息,这要才能有价值。BI对于我们来说,有两点直接的作用:确定明年的销售预算,但不是完全都是它能。第一,能做明年的销售预测,第二,毛利率的确定。哪个好卖不一定是最赚钱的还得把最哪个好卖,哪个赚钱的筛选出来,有不赚钱的,还要主动放弃的。我们曾经有一种产品,非常创销,那里我们的ERP刚上线比较粗放,一年多下来一算帐亏钱。有了BI以后可以分析这些事务。改变模式重新预测。没有BI的软件的时候,ERP只是关注了产品的行销,但是从利润的角度来讲,它还是分析的不是透彻。有了BI以后,产品哪个利润高,预测明年主要做什么?或者是做到什么量赚钱,都能给一定的辅助的支持。

ERP提供基本的数据,用BI来分析这些数据,最终为企业的决策提供一个最有价值的依据。相信ERP和BI的融合,将会为企业的发展提供更有利的保障。

文章来源:中国会计网