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电算会计的发展趋势-在线会计

摘要:随着国际互联网技术的迅速发展,电子商务迅速兴起,信息传递更加快捷,市场竞争日益激烈,传统的电算会计已满足不了经济发展的需要,为适应这种环境的变化,在线会计应运而生,从而弥补了会计电算化的不足,成为当今会计发展的新领域。

在线会计,是指在互联网环境下对各种交易和事项进行确认、计量和披露的会计活动。它是建立在网络环境基础上的会计信息系统,它可以帮助企业实现远程记账、报账、查账、监控等远程处理,事中动态会计核算与在线财务管理、支持电子单据与电子货币、改变财务信息的获取与利用方式,是一种全新的财务管理模式,是电子商务的重要组成部分。在线会计的兴起虽然迎合了计算机发展的新潮流,但也有许多缺点及不足。笔者就此作一讨论。

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一、在线会计的特点

(一)在线会计改变了企业财务管理的空间和时效。在网络环境下,任何物理距离都将变成鼠标距离,企业集团利用网络可对所有的分支机构实行数据的远程处理、远程报账、远程报表、远程审计远距离财务监控,也可很方便地掌握和监控库存,销售点经营等业务情况;同时通过网络对下属分支机构实行数据处理和财务资源的集中管理,并可将众多的财务数据进行集中处理,集中调配资金,节约费用开支,拓展财务管理的空间。同时基于网络资源共享性的互联网在打破了物理距离的同时还打破了时间的限制,在线会计消除了财务、业务活动运作上的时间差,及时生成各种财务信息,加快了财务管理的时效。

(二)在线会计使财务信息网页数据化。在桌面财务管理模式下,信息载体数据主要是纸质页面和键盘数据,而网络财务下信息无纸化变成网页数据,可供相关使用者随时取用,结算支付电子货币化。电子货币的动用提高了结算效率,加快了资金周转,降低了企业的资金成本,提高了企业管理效率。

(三)在线会计实现了财务数据实时跟踪。网络财务下的会计核算从会计电算化的事后静态核算转变为在线会计的事中动态核算。财务数据的处理实现了实时跟踪功能,信息使用者可通过上网访问企业的主页,随时掌握企业最新财务信息,使企业管理者随时获取本企业及相关企业的有关财务指标,进行分析比较,及时做出正确预测及决策。

(四)在线会计使信息的获取更具针对性。在计算机网络中,使用者可以根据自己的需要获取相关会计信息,并可对这些信息进行进一步的处理,使信息的获取过程具有交互性,如自己建立索引,若按报表项目建立索引,就相当于根据自己的需要生成一个简化的财务报告;若按部门建立索引,就可获得企业的分部报告,若按时间建立索引,就可以获得各个时期的财务报告。

二、在线会计面临的问题

(一)会计信息的真实性、可靠性。在在线会计环境下,尽管信息传递的无纸化可以有效避免一些由于人为原因而导致会计信息失真的现象,但仍不能排除电子凭证、电子账簿可能被随意修改而不留痕迹的行为。会计信息在网上传递过程中,随时可能被网络黑客、竞争对手非法截取并恶意篡改,同时,病毒也会影响信息的安全性和真实性,这些都是亟待解决的问题。

(二)财务信息的保密性。企业的财务数据属企业重大商业机密,在网络传递过程中,有可能被竞争对手非法截取,导致不可估量的损失。因此,保证财务数据的安全亦不容忽视。

(三)电子数据的法律效力。在法律上能否接受计算机记录的电子会计数据(无纸化数据)作为有效的证据,已是一个国际性的问题。特别是无纸化的电子会计数据能否作为审计和税务检查的有效证据,是会计面临的亟待解决的问题。

(四)电子原始数据的审核和确认。会计人员怎样审核和确认存放在计算机系统中(以磁盘或光盘存储)的数据与业务发生时的原始形式是一致的。确保这些电子数据是以原始形式保存下来的无纸信息系统有效性的关键。所以,会计人员要审核一份企业交易的电子原始数据,就不是简单地像传统会计审阅纸张式原始凭证那样,而是要考虑到电子原始数据生成的确认、数据存储的管理控制以及传递过程和方法的可靠性。

(五)网络系统的安全性。网络是一把双刃剑,它使企业在利用Internet寻找潜在贸易伙伴、完成网上交易的同时,也将自己暴露于风险之中。一是泄密,未授权人员非法侵入企业信息系统,窃取企业的商业机密,从而侵吞企业财产或出卖商业机密换取钱财;二是恶意攻击。网络黑客的蓄意破坏或者病毒的感染,将可能使整个系统陷于瘫痪。

三、发展在线会计应采取的措施

(一)立法方面。应尽快建立和完善电子商务法律法规,制定网络环境下的会计准则、规范,网上交易的购销及支付、核算行为准则,保障电子数据成为有效的法律证据。类似这样的法律的制定是推进我国电子商务的开展和会计网络化的必需条件。

(二)网络技术安全方面。在建立在线会计信息系统时,对于重要的计算机系统应加电磁屏蔽,以防止电磁辐射和干扰;制定防火、防水、防盗、防鼠的措施; 在操作系统中建立数据保护机构, 并对有关的访问客户进行多层次认证,修改文件和数据必须登录备查,当有非法用户企图登录或错误口令超限额使用时,系统会锁定终端,冻结此用户标识,记录有关情况,并立即报警。加强计算机系统运行的安全管理和磁介质档案保存管理, 加强核心数据的备份和硬件的维护,防止计算机出现故障导致数据丢失,提高网络系统的安全防范能力。

(三)电子数据的生成和审核。

1.电子商务中发生交易业务的电子数据审核,除对一笔业务的不同数据记录核对外,还要特别关注责任人对业务和相应记录的完整性负责。会计人员怎样认证电子签字的有效性也是一个不可忽视的问题。电子签字若是用现在大多数会计核算软件中那种普通的汉字或字母代码填写,就容易产生伪造和舞弊,会计人员就无法辨认这些数据的真伪性。

2.交易业务数据的存储管理和电子数据传递过程的可靠性。企业交易(采购和销售等收支业务)数据一经确认就不再作修改,它是企业会计信息系统的最基本和最重要的数据。许多电子数据需要通过计算机网络进行传输,传输的数据是否准确和安全,涉及到计算机网络技术的可靠性和网络系统的安全管理问题。因此,会计人员也必须想办法解决会计电子数据安全的问题。

(四)人才方面。要适应在线会计发展的需要,国家必须培养一大批复合型的会计人才,即加大对现有会计人员的计算机和商务知识的培养,这是信息时代保证企业乃至国家在激烈的市场竞争中立于不败之地的关键所在。

总之,在线会计在财务管理领域引发新一轮革命,使会计电算化产生了质的飞跃,从技术应用上代表了21世纪财务管理的方向,标志着一个新的财务管理时代即将到来。

作者:董桂萍