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经济危机 外贸公司的互联网管理转型

青岛一家只有十几个人的小公司,却能够远程经营着江浙沪一带的化工贸易,就算是面临经济危机,出口业务紧缩,公司业务依然能够保持增长,是什么原因能让这么一个小公司能够这么好的操控远地业务呢?青岛永裕化工贸易有限公司合伙人王勇介绍,互联网在线管理模式带来给他们转变的机遇,让小公司突破管理瓶颈,获得更大的发展。

松散型管理在经济危机下抵抗力低

青岛永裕化工贸易有限公司(以下简称永裕化工)创立于1999年7月,依托青岛科技大学在橡胶、轮胎、塑料等行业的学术权威优势,主要从事基本化工原料、橡胶、塑料、海洋盐化工品及其他相关物资的进出口贸易。永裕化工公司规模比较小,员工人数只有十几个人,大部分都是业务人员,目前业务主要集中在上海、江浙等地。

2008年,一场突如其来的金融风暴席卷全球,出口贸易全面紧缩,化工贸易影响尤其严重。国内化工源料生产厂商,严格控制生产规模,化工贸易公司生存空间受到进一步压迫。王勇作为永裕化工的合伙人,危机下公司的这种压迫感尤为严重,为了能够让公司摆脱危机下的困镜,经常奔波江浙、上海一带,业务人员也全面行动。

十几个人公司的管理很松散,甚至谈不上管理,经理人主要通过业务人员的定期汇报了解业务进度,一个小本子就是管理业务的工具,有时候也会用EXCEL进行数据统计,这种管理方式不需要什么成本投入。不少小型贸易公司而言,都采用这种方式。

以前业务稳定,多数为老客户的业务,这种管理方式倒也能保证业务正常开展。但经济危机暴发以来,一部分老客户因为各种原因失去了业务往来。在这种时候,寻找新的客户和新的资源成为王勇和公司业务人员的首要任务,因此每天需要跟踪大量的信息,光用笔记本和EXCEL记录业务数据出错率高,电话、传真、邮件等沟通手段不便管理者全面了解业务详情,有时候因为员工不小心丢失笔记本造成业务数据丢失,客户无法正常跟进等。在公司全力奋战期间,财务与采、购、销无法做到数据同步,严重的影响了业务的发展,甚至有的时候由于出货不及时,给客户带来麻烦。

作为公司的负责人之一,这些管理上的不足王勇的感受尤为深刻,而他,一直认为公司的发展管理是首要的,面对经济危机的考验,如何走出去,让业务发展起来,管理上的突破是一个很大的瓶颈。

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依托互联网,能够随时随地管理业务

王勇自从99毕业以来,从事过多个行业,贸易是他做得做久的一个行当。作为70年代的人,上网是他最大的爱好,也是他的主要工作手段,每天都喜欢在网上寻找商机和了解的新鲜事物。一直以来,他都想为公司建立一套自动化办公系统,但全面建立这套系统对于他们公司目前的规模而言成本相对较高。

有一次,他在网上搜到了金蝶友商网(www.youshang.com)的在线管理服务,这是面向中小企业推出的管理企业内部与外部商务的在线服务,能够引导中小企业进行精细化管理转型,帮助中小企业建立一套良好的内部管理秩序,并打通上下游供应链协同,最主要的是获得这种服务的投入非常低,是目前他们公司完全能够承受的,他决定先试用一下金蝶友商网的在线会计+在线进销存服务。

经常过一段时间试用后,他发现这种管理服务可以让公司业务变得更有计划化性、更加细致。公司的采、购、销可以一目了然,能够轻松、准确的掌握货物发送情况,也能及时掌握库存最新数据。还能够帮助企业处理日常的业务经营管理事项及成本、毛利核算,协调购销存业务流转过程,节省成本,提高效率。最关键的是由于要做业务他们需要经常出差,现在他们不管出差在什么地方都能够及时、全面了解公司情况,而对上海和江浙一带的可以通过网络操控自如,于是他就决定购买了友商网在线会计+在线进销存3年的服务。

现在王勇又购买了金蝶友商网的在线客户关系管理服务,这种服务能够帮助销售团队统一管理客户资源,帮助销售人员高效有序的安排跟进计划,推进客户跟进过程,帮助销售主管及时获知销售进展情况,监控客户成熟度转化情况,发掘有价值的客户。现在可以做到随时随地了解与跟踪业务员的工作情况,再也不用像以前那样要靠业务员的报告来了解其工作情况,业务员汇报上来的信息还需要去考证,现在省事又及时。特别是只要通过几个关键字就可以查找到想要客户的信息,大大的提高了工作效率。

用上了在线客户关系管理服务这种基于互联网的管理模式以后,业务人员工作更有条理性了,随着客户拜访量的增加,很好的计划与安排能帮助业务人员减轻工作负担。现在业务人员可以做到每天轻松拜访10个以上新客户,重点客户和老客户每个月4次以上回访,业绩明显要比以前提升了许多,使经济危机对其的影响降到了最低。

对于小公司的发展而言,互联网无疑为其提供了一个广阔的平台。在这个平台上,把公司的经营管理与互联网融合已经逐步成为一种趋势,完成了这种融合的公司在未来的互联网商业时代才能获得更长足的发展。