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ERP会影响会计信息的可靠性吗?

ERP系统被越来越多的企业使用,基于这个平台的会计核算也会因此发生变化,可靠性会受到一定程度的影响。本文将对ERP环境中会计核算可靠性遭遇的变化及应对方案进行阐述。

三大基本元素“变脸”

可靠性包括真实性、可验证性和中立性。在ERP环境下,一些会计基本元素的特性发生了变化,进而影响到了会计信息的可靠性。譬如:会计凭证。会计凭证包括原始凭证与记账凭证,是账簿登记的书面证明材料。ERP环境下,会计凭证形成的节点、外在形式均发生了变化,对会计凭证作为会计信息可靠性的基本保证作用产生巨大影响:一是记账凭证多借多贷成为普遍现象,往往一张凭证包含很多业务的经济内容,很难通过借贷关系追索经济业务的实质。比如一张通讯业务收入的记账凭证,往往涉及上百个借贷科目,过亿元金额,很难理清经济业务的来龙去脉。二是生成会计分录的过程前置到业务操作部门,以致业务人员的操作可以直接影响会计信息。一般业务部门取得原始凭证后,将信息录入到ERP系统,并在ERP系统内部信息流转的不同节点自动生成相应的财务会计记录。比如,采购物资时采购人员根据验收入库单作接收入库,生成采购物资暂估会计分录。然后财务部门根据发票、入库单等进行确认,生成正式的采购入库会计分录,并最终导入到总账模块生成相应的账表。三是ERP系统信息链条拉长,很多如入库单、物资调拨使用凭证等原始凭证未能有效传递,滞留在业务部门,影响会计信息的真实性与可验证性。一些应用ERP系统的企业,记账凭证相对应的原始凭证缺失的情况非常普遍。

会计数据。ERP环境下,由于会计信息化程度越来越高,财务会计核算过于依赖信息系统,业务数据变得越来越不直观与可控。以通信收入为例,销售人员通过业务操作平台录入基础信息,如业务类型、套餐信息、受益期等,信息部门利用计费系统按计价规则按期出账,统计部门通过经营分析系统进行数据转换与调整,形成每月收入报表。最后,财务部门将信息导入到ERP财务系统中,生成财务会计记录。这其中,通过销售、信息、统计等众多部门的参与,按照计算机既定的程序指令,加工形成最后的会计数据,财务很难发挥复核与监督作用,往往是被动接受。此外,ERP环境下,会计舞弊也更具有隐蔽性和欺诈性,一些企业可以通过系统的修改功能、程序的调整或者数据的篡改,不留痕迹地影响财务会计结果。

会计人员。主要有两个方面的影响:一是非会计专业人员参与会计工作,没有足够的专业能力与意识作支撑,影响会计信息的可靠性。一些业务人员对会计确认时点、分期核算等没有概念,往往到月末、年终不及时处理导致会计信息有误。比如,不及时作采购接收或未达到收货条件提前接收、领用未用不及时处理等。二是会计人员复核难度加大,会计监督与控制的能力下降。信息化水平不断提高的情况下,一方面,信息更加碎片化与无形化,大量信息以批次形式流转,会计人员很难形成有效的监督与控制;另一方面,当前会计人员计算机水平难以适应ERP系统环境工作的需要,往往只了解单个节点、单个流程的工作程序与要求,对会计信息系统缺乏全面的把控能力。一些业务部门常常由于业务处理不及时或不当影响成本结转与核算,而财务部门的数据接收与复核基本上是“走马观花”,跟着流程走。

会计信息可靠性遭遇“三重门”

ERP系统功能设计偏管理特性。目前,ERP系统一般是企业主导开发的,为企业提供决策运行手段的管理平台。在功能设计上更多地考虑了企业内部管理的需要,没有充分考虑企业外部相关信息使用者的需求。从会计信息可靠性角度看,尽管ERP财务会计核算模块基本能够满足财务会计制度的要求,但没有考虑会计信息的真实性与可验证性,从而提高外部信息使用者的信赖度。

比如提高通讯行业计费系统统计的收入数据的可验证性、数据加工与调整过程的透明度等。

外部监督难到位,会计信息内部化。会计信息化程度的提高,一方面,提升了会计核算的准确性和效率;另一方面,也加大了外部审计与监督的难度。一是审计可追溯性弱化。传统会计处理的每笔交易都有完整的文字记录及签证,审计线索非常清晰,很容易追踪从原始凭证到形成报表的全过程。但在ERP环境下,从原始数据录入,到报表自动生成,几乎不需要人工干预,肉眼可追踪的线索消失。二是审计路径不通畅。

ERP系统包括财务会计、资金管理、资产管理、项目、采购、库存、营销、生产等众多核心业务模块,每个模块的查询功能仅满足单个部门、单个业务层面的需要,而不足以追索模块之间的数据信息传输准确性与恰当性。三是审计授权不充分。ERP环境下的财务审计,不能局限于财务模块的审计,只能追本溯源,追索各个业务模块的数据信息流转,才能弄清经济事项的实质。但在审计过程中,每一个模块都有权限限制,财务审计有时很难获取充分的授权,甚至部分企业以个人隐私或商业秘密拒绝提供相应授权。

与ERP系统相适应的配套制度不健全。当前,尽管财政部发布了《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》等文件对会计工作进行规范,但在具体落实与跟进方面并没有严格、具体的制度设计与配套规定,以确保当前各企业运行的ERP系统在系统软件设计、模块功能要求、数据传输规范等方面,适应具有一定外部属性的会计工作需要,确保每个企业ERP系统输出的会计信息的公正性与可靠性,确保会计外部监督的便利与可行。

四管齐下抓会计信息可靠性

积极倡导ERP系统标准化体系建设。一是信息技术与代码的标准化。尽量使企业的ERP系统建立在相对标准化的基础范式上,以便于信息的交流与共享。二是信息管理模块与流程的标准化。尽管企业管理需求各不相同,但ERP系统主体架构、功能模块可以尽量规范统一。三是系统应统一要求配置一些基本功能。比如信息查询、审计信息调阅等。

强化ERP系统开发与建设的外部监管。ERP信息系统不仅属于企业内部管理的范畴,也是外部信息生成的平台,是具有一定公共属性与外部性的信息平台。如何保证信息生成的公开、透明与可靠,不单是企业自身的责任,政府相关管理部门也应加强监管,针对核心的信息系统制定标准、加强管理。

建立与ERP环境相适应的财务会计配套制度规范。当前施行的《会计法》、《会计基础工作规范》、《企业财务通则》等会计法规制度都是在传统会计核算模式下的制度规范。在ERP环境下,在会计与业务一体化的趋势下,如何规范会计工作、提高会计信息质量是一个新的课题,应该加强理论与实践探索,尽快完善相关制度规范。比如,在ERP环境下,会计人员的职责定位、会计凭证的内涵与外延、会计档案保管、会计核算流程与方式方法的规范等。

加强财务会计人才继续教育。作为一个崭新的企业管理信息化系统,ERP对会计工作产生了深刻的影响,包括会计工作环境、流程、职责、组织结构和人员角色定位等。应该加强针对性地培养与教育会计人员,提高对ERP系统的适应性,尤其要培养一批既具备会计专业知识又熟悉信息系统的复合性人才。此外,也要提高业务部门系统操作人员的会计专业素养与信息系统操作能力。

文章来源:数字化企业网