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会计差错怎么破?运作管理理念有话讲!

会计差错是每个财务工作人员都无法回避的问题,它会消耗大量企业资源,在财务工作中形成瓶颈,对企业造成不小的损失。本文将运营管理理念引入财务工作,希望能够帮助各位会计从业人员将会计差错的影响降至最低,甚至规避会计差错。

财务工作是一项专业技能、原则性、规范化集为一体的工作,然而较高的专业水平和较强的原则规范并不意味着在其工作中就会带来较高的效益。一直以来,在财务领域的实践与教学中都单纯强调政策体制下的专业技能和信息化建设,而忽略了财务工作也是一项生产活动,遵循“投入→转换→产出”的过程。财务工作作为企业的一项职能,与生产部门一样,都要参与到企业日常生产活动的资源分配当中。随之而来的问题是,企业的资源是有限的,在财务工作流程中如何利用有限的资源获得更多的效益,例如在有效的成本控制下,如何及时提供有用的会计信息,支持于企业战略决策?

表面上看,当今财务领域中的信息化建设可以解决这一问题。但是,在日常的工作实践中却有着这样的体会:首先,在一些企业当中,财务信息化建设不但没有带来理想中的效益,反而增加了成本,同时导致会计信息质量的下降;其次,一些企业虽然在信息化建设中提高了效率,节约了企业资源,但是却把财务工作由原来的不协调环境带入到另一个不协调环境当中。本文分析了会计差错对整个财务工作运行的两点影响,说明在财务工作的建设当中引入生产运营管理理念的重要性。

会计差错的资源消耗

会计差错的直接和主要影响是掩盖了真实事项的进行过程和最终结果,导致会计信息的偏差与失真,致使会计信息的使用者(包括潜在使用者)对企业经营判断发生扭曲,造成使用者意向的偏离和决策失灵。从过去的经验来看,对会计差错的研究重点已由账务处理过渡到会计职业判断,例如对会计政策的掌握和会计估计的运用。我国企业会计准则第28号中对前期差错更正也进行了原则性的指导。无论什么样的会计差错,一经发现,都会找到相应的解决方法。但很少有人考虑到对会计差错的处理在整个会计工作流程中会造成什么样的问题,进而会给最终产品——财务报表信息带来什么样的影响。对会计差错的不同处理措施在整个会计工作流程中可能产生不同的影响,财务人员应当对这一点引起重视并作出预判。

在财务工作中所消耗的企业资源包括时间、人力、资金和资产等。决定财务工作资源消耗的因素主要由五个方面组成:工作总量、各环节处理业务的单位消耗、追溯查询的单位消耗、处理业务的环节数量、各环节产生差错的概率。特别是对于一个大型企业集团的财务部门来说,面对庞大的核算业务和繁杂的工作流程,这样的资源消耗是不能被忽视的,而对会计错误调整所造成的资源消耗在很大程度上是没有为企业带来任何增值效应。尤其是在对会计信息审查阶段和会计工作跨周期阶段,这样的无增值消耗显得格外突出。

会计差错瓶颈

会计差错还会在财务工作中形成瓶颈,使业务量产生堆积,从而影响会计信息的及时性,而且由于瓶颈效应,很可能在其他的处理环节中造成资源的浪费。上述情况也许可以通过对流程的调整和错误概率的控制来达到一种相对的稳定,将瓶颈的影响控制在一定的范围之内。

不过,如果差错概率不是一个相对稳定的值,或在流程中的各个环节都出现不稳定的差错概率,甚至各环节的差错概率并非独立,而是相互影响,或差错概率的不稳定导致瓶颈在各个环节上产生不规则的移动或者衍生出多个瓶颈,由此对各个环节差错概率的捕捉与控制就具有了相当大的难度。对于一个业务繁杂的大型企业来说,保证会计工作流程的稳定与有效实施,其复杂程度是可想而知的。

将运营管理理念引入财务

从上面的两个例子能够认识到,由于会计差错的存在,不仅影响着财务信息的质量,同时也消耗着企业的资源,影响着财务工作的整体流程。针对会计差错这一难以回避的事实,目前采用的主要措施是从两个方面入手:一是注重提高财务工作人员的综合素质,包括专业技能和职业道德的培养;二是信息化平台的建设,通过信息化平台在一定程度上回避部分会计差错的发生。

当前的财务工作整体建设层面上,也是普遍将上述两个方面作为工作重点。特别是在信息平台的建设方面,部分企业甚至在此投入了巨大的资源,但最终取得的效果并不理想。例如在信息化建设中增加了多余的环节,在取代手工作业时,却没有考虑每个岗位实际所能承受的工作量,进而造成了种种不协调的局面。

由此产生的问题是:单从原则制度的规范化和工作执行的信息化两方面来说,对当前及未来的财务工作建设和会计信息的质量需求是不够的,应更为立体化和多元化。在这里,特别强调的是对运营管理理念的引入,主要原因有两点:

1、由于运作问题而导致过量的资源挤占和消耗,对于所提供的财务信息来说,有可能是得不偿失的,同时有可能造成其他部门的资源短缺,从而导致企业的战略失败;

2、由于运作失败而导致无法及时提供所需的财务信息或导致财务信息有误,这是无法通过专业素质提高和信息化建设所能解决和回避的问题。

基于以上原因,未来的财务工作建设应主要由三个重点要素共同支撑,即财务人员专业素质、信息化建设程度、财务工作的运作管理水平。其中,引入运作管理理念的主要目的在于如何在有效利用企业有限资源的前提下,及时准确地提供决策所需的财务信息。

根据当前我国财务工作建设的整体水平,在财务工作中引入运作管理理念应主要体现在如下三个方面:

1、财务工作的组织方式及工作设计。财务工作中所遵循的原则和政策具有普遍适用性,但这并不能带来财务工作的有效组织,其组织方式的选择应着重于两点:一是企业战略的选择和市场的需求;二是企业产品的自身特性。在对组织方式进行有效选择后,需要对组织中各岗位进行设计,即工作任务范围、所需技能的程度,专业化水平的高低等。

2、设施的选址及布置。在财务工作中,所需要的各种硬件设施,应通过科学方法决定其地理位置,使其与财务工作整体运作有机结合。同时,应在其设定的范围内对各个经济活动单元进行合理的位置安排。

3、财务工作的作业排序和工作的量化测定。作业排序在于有效确定财务信息的加工顺序,其中包括两点:一是财务人员处理信息的时间顺序;二是将不同的财务工作安排在不同的作业时段。在作业进行有效排序之后,应合理量化各工作环节的承载量,使分配其中的资源得到充分利用。(作者单位为北京临近空间飞行器系统工程研究所)

文章来源:世界经理人