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小老板对“封疆大吏” 管好钱就行

代西平是河南省宛西制药股份有限公司(以下简称宛西制药)的财务经理,公司有20家驻外省的分支机构,每个机构规模都不大,一般几个人,多的也就是十几个人,但经手地业务量却不小,为管好当地财务,总部向每个分支机构都派驻一名会计。为节省成本,分支机构经常会计出纳一人兼,财务管理风险可想而知;同样是为了节省成本,只在总部使用ERP软件,分支机构都是手工记账,效率低下、员工劳顿。但偶然的机会看到金蝶友商网(www.youshang.com)提供的在线会计,让他拨开云雾见月明。

分支机构多 财务管理难

宛西制药是一家大型的浓缩丸生产基地,拥有“仲景”和“月月舒”两个驰名商标。现已发展成为中药制药、汽车配件、药用包装、妇女卫生用品、房地产开发、药品零售六大产业、控股15家子公司,20多个分支机构。

宛西制药在外省开设的办事处,一般只有几个人,多的也就十几个人而已。这种分支机构隶属总部直辖,为了便于管理分支机构的财务,都是由总部向分支机构选派一名会计,负责总部与分支机构的资金往来,对总部负责。随着公司业务发展,这样的分支机构已经发展到了20家,遍布全国。

为了管理好各分支机构的财务,总部一共派出了20名会计。虽然总部早就已经用上了ERP管理系统,但由于这些分支机构成立的时间都不长,而且规模也不大,考虑的成本和系统维护不便的原因,不可能像总部这样都安装ERP管理软件,所以分支机构大多数都还是采用手工方式记账。

因为是手工记账,各分支机构的会计都需要定期回总部报账。这一来一往各分支机构的会计要花费好几天的时间,费用高、效率低。还曾经有分支机构的会计因为携带的资料多,在来总部的路上不小心遗失了一部分资料,报账的时候造成了很大的麻烦,虽然后来给补齐了,但却充分的暴露了这种工作方式的弊端。

分支机构成立的时间都不长,人手不足,往往会计与出纳是一个人兼的。虽然有原因,但对于财务管理而言这是不允许的,这也是作为总部财务经理代西平他最不放心的。总部对分支机构的财务掌握不及时和管理能力比较弱,让代西平感到很烦恼,这些问题也引起了公司高层的注意,使得他的压力越来越大。

通过友商网 总部一手掌控分支机构财务

偶然间代西平在“财务与会计”杂志上看到了一则广告——在线会计,是金蝶旗下网站友商网(www.youshang.com)为广大中小企业提供的在线管理服务的一种,拥有强大的标准会计应用功能,有着超强的异地协同能力,而对方提供的是租赁式服务,并且租赁费用相当低廉。这些正是他最需要的。

试用金蝶友商在线会计后,他发现不仅操作极为简单、不需要安装,而且只要有网络,随时随地都可以查看。经过慎重考虑,他通知远在沈阳的一个分支机构的会计,希望他先试用一段时间,看看在线会计是不是真能满足分支机构的需要。

他们惊喜地发现,友商在线会计不仅可以实现证、账、表等会计业务的日常处理及月度、年度会计结算分析业务的管理,还能充分发挥财务工作的核算、分析和决策支持职能。凭证录入支持全键盘操作,自动平衡金额,便捷快速;凭证列表可按任意字段随时对凭证进行排序。任何时候总部都可以灵活的查询,从报表到总账,到明细账,再到凭证,可以连续查询跟踪每一笔资金的来龙去脉,并且可以随时生成表格,无论是利润表、资产负债表都可以随时打印导出。

驻沈阳办事机构的会计还向他反映,自从用了在线会计,他的工作效率提高了好多倍,工作也比以前轻松多了,现在他只要提供凭证,由总部完成录入和记账,现在他只要做好出纳的工作就可以,这样就解决了会计与出纳一人兼的尴尬局面。有了在线会计,他们驻外省机构再也不用定期的回总部报账,大大提高了各分支机构与公司总部的协同效率,各驻外省机构的财务也完全由总部一手掌控。

于是,代西平在一次工作会议上把分支机构财务管理问题以及在线会计的试用情况向公司高层做了个全面的汇报,得到批准后,他立即购买了在线会计20套账包一年的服务,根据当时的优惠,只花了几百元。如今,宛西制药分支机构只要一名出纳,各分支机构已经使用在线会计一年多了。分支机构只要一名出纳,会计由总部来统一完成。每套账3个用户,各机构负责人、出纳和总部财务各一个,随时随地可以查看分支机构的财务情况。

代西平在谈到在线会计的使用时,仍然忍不住的高兴,在线会计确实帮他大解决了很大麻烦,为他们的工作带来了方便,也极大的提高了他们的管理效率,现在就连他们旗下的房地产分公司也开始用起了在线会计。

在互联网技术快速发展的今天,如何利用通过更新的互联网手段去降低成本、提高效率,甚至是改变业务管理流程和模式,是值得每个小企业老板去仔细探讨的话题。原来只有大型企业才能享有的昂贵的基于互联网专线的解决方案,如今小企业也能用得起了。